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In der Dossierführung fallen eine grosse Menge an Dokumenten an. 

Hier erfahren Sie, wie Sie eingescannte Dokumente oder auch Rechnungen im Dokumenteneingang korrekt verarbeitenLe traitement des dossiers génère une grande quantité de documents.

Vous apprendrez ici comment traiter correctement les documents scannés ou les factures dans l’entrée des documents.

🔖 Übersicht

Table of Contents
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Dokument importieren und korrekt verarbeiten

Navigieren Sie ins Menu>Dossier>Dokumenteingang. Um ein neues Dokument manuell zu importieren, klicken Sie entweder mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen das Dokument beim Speicherort oder Sie ziehen das Dokument mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

Importer un document et le traiter correctement

  1. Naviguez dans le menu>Dossier>Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer le fichier ici ou cliquer et récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Drag'n'Drop pour déplacer le document vers le bouton.

    image-20240513-160336.png

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  2. Während das Dokument importiert und analysiert wird, kann es für kurze Zeit nicht bearbeitet werden. Der Button Bearbeiten ist hellgrau und Sie erhalten einen entsprechenden Tool-Tipp. Warten Sie einen kurzen Moment, danach kann das Dokument weiter bearbeitet werden. 

    image-20240513-160526.pngImage Removed

     

  3. Um ein importiertes Dokument zu verarbeiten, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Danach öffnet sich das Fenster Dokument verarbeiten.
    Auf der linken Seite ist die Anzeige des Dokumentes auf der rechten Seite ergänzen Sie das Dokument mit Detailangaben, um es korrekt zu verarbeiten. 

    image-20240513-160620.pngImage Removed

  4. Wählen Sie einen Dokumenten-Typ (Ablageort), ein Dossier und ein Thema. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument. 

Rechnung importieren und korrekt verarbeiten

  1. Navigieren Sie ins Menü>Dossierführung>Dossier>Dokumenteneingang. 

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  2. Um ein neue Rechnung zu importieren, klicken Sie mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen die eingescannte Rechnung beim Speicherort oder Sie ziehen die Rechnung mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

    image-20240513-160737.pngImage Removed

  3. Rechnungen mit einem QR Code, enthalten bereits wichtige Informationen, welche beim Import automatisch abgefüllt werden. Sobald die eingescannte Rechnung im Dokumenteneingange angezeigt wird, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. 
    Das Fenster Dokument bearbeiten öffnet sich. 

    image-20240513-160815.pngImage Removed

    4. Informationen wie Dokumenten-Typ, Dossier, Zahlbar durch, IBAN, Zahlbar an, Referenznummer, zusätzliche Informationenund Rechnungsbetrag werden automatisch aus dem QR Code mitgeliefert und abgefüllt. Kontrollieren Sie die Angaben. Wählen Sie wenn nötig im Feld Klient/in wähleneine Person.(keine Angabe= alle)

  4. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument. 

  5. Die Rechnung wird nun der Buchhaltung übermittelt und kann unter Menü>Buchhaltung>Buchen>Rechnung erfassen weiter bearbeitet werden. Sehen Sie dazu den Artikel: Wie erfasse ich eine Rechnung?Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Le bouton Modifier est gris clair et vous recevez une astuce d'outil correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.

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  6. Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton Traiter. La fenêtreTraiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.

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  7. Choisissez untype de document (lieu d'archivage), un dossier et un thème. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.

Importer une facture et la traiter correctement

  1. Naviguez dans le menu>Traitement des dossiers>Dossier>Réception des documents.

    image-20240513-160656.pngImage Added

  2. Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer le fichier ici ou cliquer et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Drag'n'Drop.

    image-20240513-162539.pngImage Added

  3. Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier. 
    La fenêtre Modifier le document s'ouvre.

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