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Le traitement des dossiers génère une grande quantité de documents.

Vous apprendrez ici comment traiter correctement les documents scannés ou les factures dans l’entrée des documents.

🔖 Aperçu

Table of Contents

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Importer un document et le traiter correctement

Naviguez dans le menu > Dossier > Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer le fichier ici ou cliquer Glisser et déposer ou en cliquant ici et récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Drag'n'Drop Glisser & Déposer pour déplacer le document vers le bouton.

Panel

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Hinweis

Wenn Sie auf mehrere Dienste eine Berechtigung besitzen, haben Sie für jeden Dienst eine eigene Schaltfläche, in welche Sie Dokumente hineinziehen können. So können Sie die Dokumente auch gleich in mehreren Diensten ablegen.

Remarque

Si vous avez des droits sur plusieurs services, vous disposez d'un bouton distinct pour chaque service, dans lequel vous pouvez faire glisser des documents. Ainsi, vous pouvez également déposer les documents dans plusieurs services.

Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Le bouton Modifier est gris clair et vous recevez une astuce d'outil correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.
Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton Traiter. La fenêtreTraiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.
Choisissez untype de document (lieu d'archivage), un dossier et un thème. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.

Mehrere Dokumente gleichzeitig importieren

Sie können auf die selbe Art, wie Ihnen oben erklärt wurde, auch mehrere Dokumente gleichzeitig importieren. Navigieren Sie hierfür ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang.
Wählen Sie die gewünschten Dateien an und ziehen Sie diese via Drag’n’Drop in die Schaltfläche des gewünschten Dienstes.

Importer une facture et la traiter correctement

Naviguez dans le menu > Traitement des dossiers > Dossier > Réception des documents.
Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer le fichier ici ou cliquer et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Drag'n'Drop.
Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier.
La fenêtre Modifier le document s'ouvre.
Les informations telles que le type de document, le dossier, payable par, IBAN, payable à, le numéro de référence, les informations supplémentaires et le montant de la facture sont automatiquement fournies et remplies à partir du code QR.
Contrôlez les données. Si nécessaire, choisissez une personne dans le champ
Choisir le/la bénéficiaire. (pas d'indication= tous)
Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.
La facture est maintenant transmise à la comptabilité et peut être traitée sous Menu > Comptabilité > Comptabiliser > Saisir la facture. Voir à ce sujet l'article : Comment saisir une facture ?