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Im Laufe einer Fallführung legen Sie zahlreiche Dokumente im Dossier ab. Sie finden die Unterlagen in der Maske Dokumente übersichtlich aufgelistet und können diese dort direkt verwalten.
🔖 Übersicht
Was sehe ich auf den ersten Blick in Dokumente?
Öffnen Sie das gewünschte Dossier via Dossiersuche und navigieren Sie zu Persönliche Hilfe > Dokumente.
Nun sehen Sie einen Zusammenzug aller Dokumente in diesem Dossier. Der blaue Punkt auf der linken Seite und die fette Schrift des Eintrages zeigt an, dass Sie ein Dokument noch nicht gelesen haben. Die Anzeige gelesen/ungelesen wird pro Nutzer separat nachgeführt. Ein Dokument gilt als gelesen, wenn es von Ihnen geöffnet bzw. heruntergeladen wurde.
Ausserdem wird mit einem Icon angezeigt, um welche Dokumentenart es sich handelt, wie z.B. Word, PDF, Bild usw. Sie sehen den Dokumententitel, das Datum des Hinzufügens und den Dokumententypen.
Um Details eines einzelnen Dokuments anzusehen, klicken Sie auf den Button Erweitern und um die Details zu schliessen auf den Button Reduzieren.
Wie kann ich die Übersicht filtern?
Öffnen Sie den Filterbereich mit dem Button Filter erweitern.
Nun stehen Ihnen verschiedene Filteroptionen zur Verfügung. Verwenden Sie die Stichwortsuche und/oder wählen Sie die gewünschten Chips zum Filtern an. Bei Personen und Dokument-Typ ist es möglich mehrere Chips anzuwählen. In der Dokumentenübersicht sehen Sie nun nur noch die Dokumente, welche Ihren Filterkriterien entsprechen.
Die Filterung bleibt aktiv, auch wenn Sie den Filterbereich mit dem Button Reduzieren ausblenden.
Wie öffne ich ein Dokument?
Um ein Dokument zu öffnen bzw. herunterzuladen klicken Sie entweder auf das Icon, den Titel oder auf den Button Download mit dem Dokumententitel.
Je nach Einrichtung und Dokumentenart wird das Dokument in einem externen Programm geöffnet z.B. in einem PDF-Reader oder es öffnet sich im Browser.
Sobald Sie das Dokument geöffnet oder heruntergeladen haben, wird es als gelesen markiert. Dies erkennen Sie an der Schrift, die nun nicht mehr fett dargestellt wird und der Punkt, links vom Dokumentensymbol, ist nicht mehr ausgefüllt.
Wie springe ich in die Maske der Erfassung?
Erweitern Sie die Ansicht des gewünschten Dokuments mit dem Button Erweitern und klicken Sie auf den Link unter Quelle.
Nun sehen Sie die entsprechende Erfassungsmaske wie hier z.B. die Zielvereinbarung.
Klicken Sie auf den Button Menü, um ein Dokument zu bearbeiten oder auch den Versionsverlauf zu verwalten.
Dies ist auch ohne Absprung in die Quelle, direkt aus der Dokumentenübersicht möglich (in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben).
Wie bearbeite ich ein Dokument?
Hinweis
Es können nur Word Dokumente bearbeitet werden.
Erweitern Sie die Ansicht eines Dokuments mit dem Button Erweitern.
Klicken Sie auf den Button Menü und wählen Sie Bearbeiten.
Bearbeiten Sie das Dokument wie gewünscht, speichern und schliessen Sie es wie gewohnt.
Wo sehe ich ältere Versionen eines Dokuments?
Erweitern Sie die Ansicht eines Dokuments mit dem Button Erweitern.
Klicken Sie auf den Button Menü und wählen Sie Versionsverlauf verwalten.
Klicken Sie auf den Button Herunterladen, um eine ältere Version anzusehen.
Schliessen Sie die Maske "Versionsverlauf – Datei" um wieder in die Maske "Dokumente" zu gelangen.
Wie kann ich ein Dokument als gelesen/ungelesen markieren?
Hinweis
Die Anzeige gelesen/ungelesen wird pro Nutzer separat nachgeführt. Ein Dokument gilt als gelesen, wenn es von Ihnen geöffnet bzw. heruntergeladen wurde.
Klicken Sie auf den nicht ausgefüllten Punkt, links vom Dokumentensymbol.
Das Dokument wird nun wieder als ungelesen angezeigt, bis Sie es nochmals öffnen bzw. herunterladen.
Oder nutzen Sie diese Funktion auch umgekehrt, um ein Dokument als gelesen zu markieren. Klicken Sie dazu auf den gefüllten Punkt, links vom Dokumentensymbol.
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