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Le traitement des dossiers génère une grande quantité de documents.
Vous apprendrez ici comment traiter correctement les documents scannés ou les factures dans l’entrée des documents.
🔖 Aperçu
Importer un document et le traiter correctement
Naviguez dans le menu > Dossier > Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer ou en cliquant ici et récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Glisser & Déposer pour déplacer le document vers le bouton.
Remarque
Si vous avez des droits sur plusieurs services, vous disposez d'un bouton distinct pour chaque service, dans lequel vous pouvez faire glisser des documents. Ainsi, vous pouvez également déposer les documents dans plusieurs services.
Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Le bouton Modifier est gris clair et vous voyez une notification correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.
Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre Traiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.
Choisissez un Type de document (lieu d’enregistrement), un dossier et un thème. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.
Importer plusieurs documents en même temps
Vous pouvez également importer plusieurs documents en même temps, de la même manière que nous l'avons expliqué ci-dessus. Pour cela, allez dans le menu > Gestion des dossiers > Dossier > Entrée des documents.
Sélectionnez les fichiers souhaités et déplacez-les par Glisser & déposer vers le bouton du service souhaité.
Importer une facture et la traiter correctement
Naviguez dans le menu > Traitement des dossiers > Dossier > Entrée des documents.
Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer ou en cliquant ici et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Glisser & déposer.
Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier.
La fenêtre Traiter le document s'ouvre.
Les informations telles que le type de document, le dossier, payable par, IBAN, payable à, le numéro de référence, les informations supplémentaires et le montant de la facture sont automatiquement fournies et remplies à partir du code QR.
Contrôlez les données. Si nécessaire, choisissez une personne dans le champ
Choisir le·la bénéficiaire. (pas d'indication= tous)
Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.
La facture est maintenant transmise à la comptabilité et peut être traitée sous Menu > Comptabilité > Comptabiliser > Saisir la facture. Voir à ce sujet l'article : Comment saisir une facture ?
Remarque
De nouvelles coordonnées de paiement ajoutées par l'importation d'une facture avec un code QR sont automatiquement enregistrées avec toutes les informations dans la base de données des institutions.
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