Comment importer correctement un document ou une facture dans l'entrée des documents ?

Importer un document et le traiter correctement

1. Naviguez dans le menu > Dossier > Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer le fichier ou cliquer ici et récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Glisser & Déposer pour déplacer le document vers le bouton.
   
   

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2. Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Vous voyez un sablier pendant ce temps et une notification correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.
   
   

    

3. Si vous souhaitez n'afficher que certains documents, vous pouvez filtrer l'entrée des documents selon les critères Ajouté et Type de document.

    

4. Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtre Traiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.
   
   

5. Choisissez un Type de document (lieu d’enregistrement), un dossier et un thème.

6. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant. En cliquant sur Vers le document suivant, vous pouvez passer au document suivant sans traiter le document actuel. Si vous cliquez sur Enregistrer et fermer, les données sont enregistrées, mais le document n'est pas encore traité.

Importer une facture et la traiter correctement

1. Naviguez dans le menu > Traitement des dossiers > Dossier > Entrée des documents.

    

2. Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer le fichier ou cliquer ici et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Glisser & déposer.

    

3. Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier. 
   La fenêtre Traiter le document s'ouvre.

    

4. Les informations telles que le type de document, le dossier, payable par, IBAN, payable à, le numéro de référence, les informations supplémentaires et le montant de la facture sont automatiquement fournies et remplies à partir du code QR.

5. Contrôlez les données. Si nécessaire, choisissez une personne dans le champ

   Choisir le·la bénéficiaire. (pas d'indication= tous)

6. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.

7. La facture est maintenant transmise à la comptabilité et peut être traitée sous Menu > Comptabilité > Comptabiliser > Saisir la facture. Voir à ce sujet l'article : Comment saisir une facture ?

Importer plusieurs documents en même temps

1. Vous pouvez également importer plusieurs documents en même temps, de la même manière que nous l'avons expliqué ci-dessus. Pour cela, allez dans le menu > Gestion des dossiers > Dossier > Entrée des documents.

2. Sélectionnez les fichiers souhaités et déplacez-les par Glisser & déposer vers le bouton du service souhaité.

    

Annulation manuelle de l'analyse des documents

1. Une fois que vous avez téléchargé un document, celui-ci est analysé et les informations transmises via le code QR sont automatiquement transférées dans aventis. Lorsque vous téléchargez un grand nombre de documents à la fois, l'analyse peut prendre un certain temps et ralentir la performance de votre ordinateur. Si vous souhaitez interrompre l'analyse pour entrer les données manuellement, cliquez sur le menu à trois points dans le document concerné et sélectionnez Annuler l'analyse QR.

    

2. Ce symbole vous indique que l'analyse a été interrompue.

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