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Comment créer un modèle de document ?

Comment créer un modèle de document ?

Owned by Sara Huber
Last updated: Dec 05, 2024 by Joyce Gubler
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Info

Il convient de créer des modèles de documents pour votre service afin que tout un chacun puisse utiliser les mêmes modèles à l'aide de champs de fusion (addins).

Cet article vous aide à créer un modèle Word, à l'intégrer dans aventis et à le modifier par la suite.

Créer un modèle Word

  1. Avant d'intégrer un nouveau modèle Word dans aventis, le fichier doit être créé au préalable dans Word et doté des champs de fusion (addins) souhaités.

  2. Ouvrez Word et assurez-vous que vous y trouvez l'addin aventis (Template Editor). Si vous n'avez pas encore d'addin, un administrateur doit le configurer une fois pour toutes pour votre compte d'utilisateur·trice.

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  3. Rédigez maintenant le texte standard et insérez des champs de fusion à l'endroit où il faudra compléter des données tirées d'aventis à l'avenir.

Remarque

Comme pour la rédaction régulière de textes, veillez à saisir les espaces avant et après les champs de fusion.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Template Editor, une fenêtre s'ouvre à gauche de votre modèle Word avec les requêtes de données disponibles dans aventis.

 

  1. Limitez votre recherche à l'aide de la liste déroulante Contexte d'utilisation et du champ de recherche. Une fois que vous avez sélectionné le champ de fusion souhaité, cliquez sur Insérer un champ. Assurez-vous d'abord que votre curseur se trouve au bon endroit dans votre texte.

    image-20240606-112848.png

  2. Le champ de fusion est reconnaissable dans le modèle de document grâce aux parenthèses, par exemple les (salutations).

  3. Finalisez votre modèle en insérant le texte standard et tous les champs de fusion souhaités.

  4. Une fois que vous avez terminé votre modèle, enregistrez le modèle Word en tant que fichier dotx dans un emplacement approprié.

 

Intégrer un modèle Word dans aventis

  1. Pour intégrer un modèle dans aventis, naviguez vers le Menu > Configuration > Modèles > Saisir un modèle.

  2. Vous trouverez ici la fenêtre d'aperçu de tous les modèles déjà saisis.

  3. Cliquez maintenant sur le bouton + Saisir un modèle. 

  4. La fenêtre Saisir un modèle s'ouvre. Vous avez maintenant la possibilité d'ajouter des informations au modèle. Saisissez l'Intitulé du modèle, le Contexte d'utilisation, la Langue de modèle, si possible les dates Valable à partir du et Valable jusqu'au et si nécessaire des Explications / Aide spécialisée. Indiquez impérativement la Région de dossiers.

  5. Une fois que les informations sont définies, récupérez le modèle préparé en cliquant sur le bouton Glisser et déposer ou en cliquant ici.

  6. Ensuite, enregistrez votre entrée. 

  7. Le modèle est maintenant disponible pour la région de dossiers définie. 

  8. Testez d'abord votre modèle en créant un document pour un·e bénéficiaire et vérifiez si tous les addins que vous souhaitez sont remplis. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Articles connexes.

Modifier un modèle de document

  1. Les modèles doivent être adaptés en permanence. Pour éditer un modèle existant dans aventis, naviguez vers le Menu > Configuration > Modèles > Saisir un modèle. Dans le masque, recherchez le modèle souhaité à l'aide du champ de recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour le modèle sélectionné.

  2. La fenêtre Saisir un modèle s'ouvre. Ici, vous pouvez personnaliser les informations du modèle. Pour modifier le contenu du modèle, cliquez sur le fichier dotx marqué en bleu.

  3. Le modèle Word s'ouvre. Effectuez vos modifications et enregistrez ensuite le modèle.. 

  4. Pour vérifier si vos modifications fonctionnent, créez un document correspondant dans un dossier. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Articles connexes.

 

Dokumentvorlage löschen

Hinweis

Vorlagen können nur gelöscht werden, solange Sie noch nicht verwendet wurden. Wurde eine Vorlage bereits in einem Dossier verwendet, können Sie mit dem Button Vorlage löschen die Gültigkeit der Vorlage beenden, somit kann diese nicht mehr neu generiert werden. Die alten Vorlagen können Sie aber noch im Vorlage-Katalog sehen.

  1. Um eine Dokumentenvorlage zu löschen, navigieren Sie über das Menü auf Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen verwalten.

     

  2. Klicken sie in der Vorlage, die Sie löschen wollen, auf das Drei-Punkte-Menü und anschliessend auf Vorlage löschen.

     

  3. Falls die Vorlage noch nie verwendet wurde, bestätigen Sie ihre Aktion mit dem Button Löschen, um die Vorlage definitiv zu löschen.

     

  4. Wurde die Vorlage hingegen schon verwendet, bleibt die Vorlage in der Vorlagenübersicht, Sie sehen jedoch die beendete Gültigkeit in der gleichnamigen Spalte.

     

 

Nur gültige Vorlagen anzeigen

  1. In der Maske Vorlagen verwalten finden Sie alle Vorlagen, die aktuell gültig sind und die, die bereits verwendet wurden, aber nicht mehr gültig sind. Um nur die aktuell gültigen zu sehen. Wählen Sie im Filterbereich Nur aktuell gültige Vorlagen anzeigen an.

     

 

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