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In der Dossierführung fallen eine grosse Menge an Dokumenten an. 

Hier erfahren Sie, wie Sie eingescannte Dokumente oder auch Rechnungen im Dokumenteneingang korrekt verarbeiten.

🔖 Übersicht

Table of Contents
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maxLevel6
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excludeÜbersicht|Info|Hinweis
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class

Dokument importieren und korrekt verarbeiten

  1. Navigieren Sie ins Menu > Dossier > Dokumenteneingang.Um ein neues Dokument manuell zu importieren, klicken Sie entweder mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen das Dokument beim Speicherort oder Sie ziehen das Dokument mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

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    image-20240607-090534.png

Panel
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panelIcon:note:
bgColor#DEEBFF

Hinweis

Wenn Sie auf mehrere Dienste eine Berechtigung besitzen, haben Sie für jeden Dienst eine eigene Schaltfläche, in welche Sie Dokumente hineinziehen können. So können Sie die Dokumente auch gleich in mehreren Diensten ablegen. ​​​​​​​

  1. Während das Dokument importiert und analysiert wird, kann es für kurze Zeit nicht bearbeitet werden. Der Button Bearbeiten ist hellgrau und Sie erhalten einen entsprechenden Tool-Tipp. Warten Sie einen kurzen Moment, danach kann das Dokument weiter bearbeitet werden. 

    image-20240607-090611.png

  2. Um ein importiertes Dokument zu verarbeiten, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Danach öffnet sich das Fenster Dokument verarbeiten.Auf der linken Seite ist die Anzeige des Dokumentes auf der rechten Seite ergänzen Sie das Dokument mit Detailangaben, um es korrekt zu verarbeiten. 

    image-20240607-090625.png

  3. Wählen Sie einen Dokumenten-Typ (Ablageort), ein Dossier und ein Thema. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument. 

Mehrere Dokumente gleichzeitig importieren

  1. Sie können auf die selbe Art, wie Ihnen oben erklärt wurde, auch mehrere Dokumente gleichzeitig importieren. Navigieren Sie hierfür ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang. 

  2. Wählen Sie die gewünschten Dateien an und ziehen Sie diese via Drag’n’Drop in die Schaltfläche des gewünschten Dienstes.

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Panel
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bgColor#DEEBFF

Hinweis

Nach dem Hochladen werden die Dokumente für einen kurzen Augenblick analysiert. In dieser Zeit erscheint anstelle des Bearbeiten-Symbols eine Sanduhr und das Dokument kann nicht bearbeitet werden.

Manuelles Abbrechen der Dokumenten-Analyse

  1. Nach dem Sie ein Dokument hochgeladen haben, wird dieses analysiert und die Informationen, die über den QR-Code weitergeben werden, werden automatisch ins aventis übertragen. Wenn Sie sehr viele Dokumente auf einmal hochladen, kann die Analyse einige Zeit beanspruchen und die Rechenleistung Ihres Computers verlangsamen. Wenn Sie die Analyse abbrechen wollen, um die Daten manuell einzutragen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im gewünschten Dokument und wählen Sie QR-Analyse abbrechen an.

    image-20240731-141801.png

  2. Dieses Symbol image-20240731-141928.png zeigt Ihnen an, dass die Analyse abgebrochen wurde.

Rechnung importieren und korrekt verarbeiten

  1. Navigieren Sie ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang. 

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  2. Um ein neue Rechnung zu importieren, klicken Sie mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen die eingescannte Rechnung beim Speicherort oder Sie ziehen die Rechnung mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

    image-20240607-090807.png

  3. Rechnungen mit einem QR Code, enthalten bereits wichtige Informationen, welche beim Import automatisch abgefüllt werden. Sobald die eingescannte Rechnung im Dokumenteneingange angezeigt wird, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Das Fenster Dokument bearbeiten öffnet sich. 

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  4. Informationen wie Dokumenten-Typ, Dossier, Zahlbar durch, IBAN, Zahlbar an, Referenznummer, zusätzliche Informationen und Rechnungsbetrag werden automatisch aus dem QR Code mitgeliefert und abgefüllt. 

  5. Kontrollieren Sie die Angaben. Wählen Sie wenn nötig im Feld Klient/in wählen eine Person. (keine Angabe = alle)

  6. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument. 

  7. Die Rechnung wird nun der Buchhaltung übermittelt und kann unter Menü > Buchhaltung > Buchen > Rechnung erfassenweiter bearbeitet werden. Sehen Sie dazu den
    verwandten Artikel.

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Hinweis

Neue Zahlungsverbindungen, die ​​​​​​​durch das Importieren einer Rechnung mit QR-Code erfasst werden, werden automatisch mit allen Informationen im Institutionenstamm abgespeichert.

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