Wie erfasse ich eine Rechnung?

Neue Rechnung

1. Neue Rechnungen werden über die Maske Dokumenteneingang importiert. Alle Infos dazu erhalten Sie im verwandten Artikel.

Rechnung erfassen

1. Klicken Sie auf das Menü > Dossierführung > Zahlungen > Rechnung bearbeiten. Sie gelangen nun auf eine Dossier übergreifende Seite, welche auf der linken Seite einen speziellen Tree für die Buchhaltung aufweist. Hier können Sie die bereits importieren Rechnungen einsehen.  
   
   

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2. Anhand des Filters können Sie einfach nach Rechnungen suchen.

    

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3. Klicken Sie auf den Spaltentitel, um die Rechnungen alphabetisch oder der Grösse nach zu sortieren.

    

4. Aufgrund des Status können Sie erkennen welche Einträge neu sind. 
   
   

5. Bei QR-Rechnungen werden die Daten aus dem Dokument ermittelt. Bei Rechnungen ohne QR-Code müssen mehr Informationen manuell erfasst werden. 

6. Um eine Rechnung zu ergänzen, klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
   
   

7. Das separate Fenster Rechnung erfassen öffnet sich. Auf der linken Seite wird das Dokument angezeigt und rechts finden Sie die Rechnungsinformationen, welche hier bearbeitet werden können.  
   
   

8. Im Status Neu können noch alle Informationen verändert werden. Eine Ausnahme bilden die Felder Institution und Zahlungsverbindung, sofern es sich um eine QR-Rechnung handelt, aus welcher die Daten direkt gelesen wurden. 

9. Überprüfen Sie die Felder im Bereich Rechnungsinformationen und nehmen Sie bei Bedarf eine Änderung vor. Beachten Sie, dass Sie die richtige Leistung auswählen (WSH oder FEV).

    

10. Wählen Sie im Bereich Überweisung den gewünschten Radio Button an, ob die Überweisung an Dritte oder die Klientschaft geht. Haben Sie Klientschaft angewählt, kann im Feld Zahlungsempfänger/in ein bewilligtes Konto oder eine Barauszahlung angewählt werden. 

11. Füllen Sie die restlichen Felder nach Bedarf aus. 

12. Bei Rechnungen ohne QR-Code müssen die Institution sowie die Zahlungsverbindung erfasst werden. Damit diese Angaben angewählt werden können, ist eine vorgängige Erfassung nötig. Informationen dazu finden Sie in einem verwandten Artikel. 

     

13. Im Bereich Zusammenfassung geben Sie den Rechnungstext und evtl. den Rechnungsbetrag ein. Der Status ist automatisch auf Neu. Ändern Sie diesen erst, wenn Sie auch die Informationen im Bereich Detailbuchungen fertig ausgefüllt haben.
    
    

13. Wählen Sie den Status Abgelehnt, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Die Rechnung kann danach nicht mehr bearbeitet werden. 
    
    

14. Nun werden im Bereich Detailbuchungen die entsprechenden Positionen erfasst.
    
    

15. Beim Eingabefeld Finanzierung haben Sie folgende Möglichkeiten:
     

16. Weitere Finanzierung

    • Eigenkompetenz
      Wählen Sie Eigenkompetenz an, um eine Rechnung bis zu CHF 499.00 ohne weitere Bewilligung zu bezahlen. 

    • Neue Rückerstattung ganze UE

    • Neue Rückerstattung Klient/in
      Sie haben die Möglichkeit direkt eine Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in zu erfassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag an und klicken danach auf den Button Rückerstattung erfassen.
      
      

      
      Füllen Sie nun die Felder auf der rechten Seite für die Rückzahlung aus. Wird eine solche Rechnung dann importiert, wird automatisch eine Rückforderung mit Rückforderungstyp Vorschuss erstellt. 
      
      

17. Kostengutsprachen
    Es werden Ihnen hier alle vorerfassten Kostengutsprachen auf diesem Dossier vorgeschlagen. Wählen Sie bei Bedarf eine vorerfasste Kostengutsprachen an. Die Kostengutsprache ist auch über eine Verwendungsperiode hinaus gültig, entscheidend ist das Gültigkeitsdatum der Kostengutsprache.

18. Rahmenbudget
    Positionen aus dem Rahmenbudget, welche auf Rechnung gestellt sind, werden Ihnen hier angezeigt und können angewählt werden.

19. Das Feld kann auch leer gelassen werden und muss dann durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter noch ergänzt werden bei der Freigabe der Rechnung. 

20. Geben Sie das Konto, die Periode, die Betrifft Person sowie den Betrag ein. 

21. Um weitere Detailbuchungen zu erfassen, klicken Sie auf den Button + Detailbuchung erfassen. 

22. Wurde eine Detailbuchung zu viel oder falsch erfasst, können Sie mit dem Button Löschen den Eintrag wieder entfernen. 

23. Sichern Sie danach Ihren Eintrag mit dem Button Speichern.

Rechnung freigeben

1. Sind alle Rechnungsinformationen und Positionen in der Detailbuchung erfasst, ändern Sie den Status auf Zur Freigabe und Speichern Sie Ihre Eingaben.

    

2. Die Zahlung kann nun von der Buchhaltung freigegeben werden. Lesen Sie dazu mehr im verwandten Artikel.

Sammelrechnung erfassen

1. Um eine Sammelrechnung zu verarbeiten, gehen Sie zuerst wie bei der Erfassung einer einzelnen Rechnung vor. Wählen Sie die gewünschte Rechnung im Dokumenteneingang an und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Im Dialog Dokument verarbeiten wählen Sie den Dokumente-Typ Rechnung an und als Dossier geben Sie eines der betroffenen Dossiers an.

2. Anschliessend navigieren Sie über Dossierführung > Zahlungen > Rechnungen bearbeiten zu den zu bearbeitenden Rechnungen.

3. Klicken Sie in der gewünschten Rechnung auf den Button Bearbeiten.

4. Im Dialog Rechnung erfassen wählen Sie bei den Rechnungsinformationen Sammelrechnung an.

    

5. Im unteren Bereich Detailbuchungen geben Sie nun alle Dossiers mit dem entsprechenden Betrag ein. Mit dem Button +Detailbuchung erfassen können Sie weitere Leistungen für Dossiers erfassen.

    

6. Haben Sie alle betreffenden Dossiers mit den entsprechenden Leistungen eingetragen, klicken Sie auf Speichern.

7. Um die Zahlung freizugeben, wählen Sie in der Zusammenfassung den Status Zur Freigabe an, füllen alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind aus und klicken auf Speichern.

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