Versions Compared

Version Old Version 9 New Version 10
Changes made by

Joyce Gubler

Heidi Hirsiger

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.
Info

Info

Um eine Rechnung zu erfassen, braucht es immer ein dazugehöriges Rechnungsdokument. Dieses wird über den Dokumenteneingang erfasst. Rechnungsinformationen werden über den QR-Code automatisch übermittelt oder können manuell erfasst werden. 

Detailbuchungen werden mit einer allfälligen Kostengutsprache oder einer Position aus dem Rahmenbudget verknüpft. 

🔖 Übersicht
Info

Info

Pour saisir une facture, il faut toujours un document de facturation correspondant. Celui-ci est saisi via l'entrée des documents. Les informations de la facture sont transmises automatiquement via le code QR ou peuvent être saisies manuellement.

Les écritures comptables détaillées sont liées à une éventuelle garantie de prise en charge des coûts ou à une position du budget-cadre.

🔖 Aperçu

Table of Contents
minLevel1
maxLevel6
include
outlinefalse
indent
styledecimal
excludeÜbersicht|Info|Hinweis|Warnung|Aperçu|Information|Remarque|Avertissement
typelist
class
printablefalse

Neue Rechnung

  1. Neue Rechnungen werden über die Maske Dokumenteneingang erfasst. Alle Infos dazu erhalten Sie im verwandten Artikel

Rechnung erfassen

  • Klicken Sie auf das Menü > Dossierführung > Zahlungen > Rechnung bearbeiten. Sie gelangen nun auf eine Dossier-unspezifische Seite, welche auf der linken Seite einen speziellen Tree für die Buchhaltung aufweist. 

    image-20240807-074806.pngImage Removed

  •  Hier können Sie die bereits importieren Rechnungen einsehen. Aufgrund des Status können Sie erkennen welche Einträge neu sind. 

    image-20240527-095915.pngImage Removed

  • Bei QR-Rechnungen werden die Daten aus dem Dokument ermittelt. Bei Rechnungen ohne QR-Code müssen mehr Informationen manuell erfasst werden. 

  • Um eine Rechnung zu ergänzen klicken Sie auf den Button Bearbeiten.

    image-20240527-095930.pngImage Removed

  • Das separate Fenster Rechnung erfassen öffnet sich. Auf der linken Seite wird das Dokument angezeigt und rechts finden Sie die Rechnungsinformationen welche hier bearbeitet werden können.  

    image-20240805-135845.pngImage Removed

  • Im Status Neu können noch alle Informationen verändert werden. Eine Ausnahme bilden die Felder Institution und Zahlungsverbindung sofern es sich um eine QR-Rechnung handelt, aus welcher die Daten direkt gelesen wurden. 

  • Überprüfen Sie die Felder im Bereich Rechnungsinformationen und nehmen Sie bei Bedarf eine Änderung vor. Beachten Sie, dass Sie die richtige Leistung auswählen (WSH oder FEV).

  • Wählen Sie im Bereich Überweisung den gewünschten Radio Button an, ob die Überweisung an Dritte oder die Klientschaft vorgenommen werden soll. Haben Sie Klientschaft angewählt, kann im Feld Zahlungsempfänger/in eine Zahladresse oder Barauszahlung angewählt werden. 

    • Füllen Sie die restlichen Feldernach Bedarf aus. Bei Rechnungen ohne QR-Code muss die Institution sowie die Zahlungsverbindungerfasst werden. Damit diese Angaben angewählt werden können, ist eine vorgängige Erfassung nötig. Informationen dazu finden Sie in einem verwandten Artikel

    Nouvelle facture

    1. Les nouvelles factures sont saisies via le masque Entrée des documents. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans l'article connexe.

    Saisir une facture

    1. Cliquez sur menu > Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures. Vous accédez alors à une page qui n'est pas spécifique à un dossier et qui présente sur la gauche une arborescence particulière pour la comptabilité. 

      image-20240807-074806.pngImage Added

    2.  Ici, vous pouvez consulter les factures déjà importées. En fonction du statut, vous pouvez identifier les nouvelles entrées.

      image-20240527-095915.pngImage Added

    3. Pour les factures QR, les données sont extraites du document. Dans le cas des factures sans code QR, davantage d'informations doivent être saisies manuellement.

    4. Pour compléter une facture, cliquez sur le bouton Modifier.

      image-20240527-095930.pngImage Added

    5. La fenêtre séparée Saisir une facture s'ouvre. Le document est affiché à gauche et les informations de la facture peuvent être modifiées à droite.  

      image-20240805-135845.pngImage Added

    6. Au statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être modifiées. Exception faite des champs Institution et Coordonnées de paiement s'il s'agit d'une facture QR à partir de laquelle les données ont été lues directement.

    7. Vérifiez les champs de la section Informations de la facture et apportez des modifications si nécessaire. Veillez à sélectionner la prestation correcte (ASE ou GVR).

    8. Dans la zone Virement, sélectionnez le bouton d'option approprié, à savoir si le virement doit être effectué en faveur de Tiers ou du·de la·des Bénéficiaire·s. Si vous avez sélectionné Bénéficiaire·s, vous pouvez sélectionner une adresse de paiement ou un paiement en espèces dans le champ Bénéficiaire du paiement.

    9. Complétez les champs restants au besoin. 

    10. Pour les factures sans code QR, l’Institution ainsi que les Coordonnées de paiement doivent être introduites manuellement. Pour que ces informations puissent être sélectionnées, il est nécessaire de les saisir au préalable. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 

    Hinweis

    Hat die Rechnung den Status Neu können noch alle Informationen angepasst werden. Auch muss die Erfassung noch nicht vollständig sein, damit diese mit StatusNeu gespeichert werden kann. 
    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    image-20240805-135953.pngImage Removed

    Im Bereich Zusammenfassung geben Sie den Rechnungstext und evtl. den Rechnungsbetrag ein. Der Status ist automatisch auf Neu und kann, wenn alles fertig erfasst ist, auf Zur Freigabe geändert werden. Dann steht die Rechnung bereit, damit die Sozialarbeiterin oder der Sozialarbeiter diese zur Zahlung freigeben kann. Informationen dazu finden Sie in einem verwandten Artikel

    Remarque

    Tant que la facture a le statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être adaptées. Il n'est pas non plus nécessaire que la saisie soit complète pour qu'elle puisse être enregistrée avec le statut Nouveau.

    image-20240805-135953.pngImage Added

    1. Dans la section Résumé, saisissez le Texte de la facture et, éventuellement, le Montant de la facture. Le statut est automatiquement Nouveau et peut être modifié en Pour libération lorsque tout est saisi. La facture est alors prête pour que l'assistant·e social·e puisse la libérer pour paiement. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 

    Beim Eingabefeld Finanzierung haben Sie folgende Möglichkeiten:
     

    Weitere Finanzierung

  • Eigenkompetenz
    Wählen Sie Eigenkompetenz an, um eine Rechnung bis zu CHF 499.00 ohne weitere Bewilligung zu bezahlen. 

  • Neue Rückerstattung ganze UE oder 

    • Neue Rückerstattung Klient/in
    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Erhält die Rechnung den Status Zur Freigabe können nicht mehr alle Felder verändert werden. 

  • Wählen Sie den Status Abgelehnt, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Die Rechnung kann danach nicht mehr bearbeitet werden. 

    image-20240805-140059.pngImage Removed

  • Nun werden im Bereich Detailbuchungen die entsprechenden Positionen erfasst.

    image-20240805-140222.pngImage Removed

    • Remarque

    Lorsque la facture reçoit le statut Pour libération, vous ne pouvez plus modifier tous les champs. 

    1. Sélectionnez le statut Refusé si la facture ne doit pas être payée. La facture ne peut plus être modifiée par la suite. 

      image-20240805-140059.pngImage Added

    2. A présent, les positions correspondantes doivent être saisies dans la zone Ecritures détaillées.

      image-20240805-140222.pngImage Added

    3. Dans le champ de saisie Financement, vous avez les options suivantes:
       

      1. Financement

        • Compétence propre
          Sélectionnez Compétence propre pour payer une facture jusqu'à CHF 499.00 sans validation supplémentaire. 

        • Nouveau remboursement toute UA ou

        • Nouveau remboursement bénéficiaire
          Sie haben die Möglichkeit direkt eine Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in zu erfassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag an und klicken danach auf den Button Rückerstattung erfassen.

        • Kostengutsprache
          Wurde eine Kostengutsprache hinterlegt, können Sie die dazugehörige Rechnung über die Kostengutsprache finanzieren. Dies gilt auch über eine Verwendungsperiode hinaus, entscheiden ist das Gültigkeitsdatum der Kostengutsprache.

          image-20240805-140524.png


          Füllen Sie nun die Felder auf der rechten Seite für die Rückzahlung aus. Wird eine solche Rechnung dann importiert, wird automatisch eine Rückforderung mit Rückforderungstyp Vorschuss erstellt. 

          image-20240805-140715.png

      2. Kostengutsprachen
        Es werden Ihnen hier alle vorerfassten Kostengutsprachen auf diesem Dossier vorgeschlagen. Wählen Sie bei Bedarf eine vorerfasste Kostengutsprachen an.

      3. Rahmenbudget
        Positionen aus dem Rahmenbudget welche auf Rechnung gestellt sind, werden Ihnen hier angezeigt und können angewählt werden.

      4. Das Feld kann auch leer gelassen werden und muss dann durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter noch ergänzt werden bei der Freigabe der Rechnung. 

    4. Geben Sie das Konto, die Periode, die Betrifft Person sowie den Betrag ein. 

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Wird ein Dossier durch eine andere Institution geführt und hat ein einen Leistungsentscheid ohne Auszahlungen hinterlegt, können Sie einmalige Zahlung dieses Dossier freigeben, indem Sie das Konto 3910.01 Aufwände gemischte Dossiers anwählen.

    1. Um weitere Detailbuchungen zu erfassen, klicken Sie auf den Button + Detailbuchung erfassen. 

    2. Wurde eine Detailbuchung zu viel oder falsch erfasst, können Sie mit dem Button Löschen den Eintrag wieder entfernen. 

    3. Sichern Sie danach Ihren Eintrag mit dem Button Speichern.

    Sammelrechnung erfassen

    1. Um eine Sammelrechnung zu verarbeiten, gehen Sie zuerst wie bei der Erfassung einer einzelnen Rechnung vor. Wählen Sie die gewünschte Rechnung im Dokumenteneingang an und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Im Dialog Dokument verarbeiten wählen Sie den Dokumente-Typ Rechnung an und als Dossier geben Sie eines der betroffenen Dossiers an.

    2. Anschliessend navigieren Sie über Dossierführung > Zahlungen > Rechnungen bearbeiten zu den zu bearbeitenden Rechnungen.

    3. Klicken Sie in der gewünschten Rechnung auf den Button Bearbeiten.

    4. Im Dialog Rechnung erfassen wählen Sie bei den Rechnungsinformationen Sammelrechnung an.

       

      image-20240805-140819.png

       

    5. Im unteren Bereich Detailbuchungen geben Sie nun alle Dossiers mit dem Entsprechenden Betrag ein. Mit dem Button +Detailbuchung erfassen können Sie weitere Leistungen für Dossiers erfassen.

       

      image-20240805-141059.png

       

    6. Haben Sie alle betreffenden Dossiers mit den entsprechenden Leistungen eingetragen, klicken Sie auf Speichern.

    7. Um die Zahlung freizugeben, wählen Sie in der Zusammenfassung den Status Zur Freigabe an, fühlen alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind aus und klicken auf Speichern.

    Verwandte Artikel
    Anchor
    VA
    VA

    Wie gebe ich Rechnungen frei?

    Wie verwalte ich die Zahlungsverbindungen Zahlungsverbindung im Dossier?

    Wie erfasse ich eine KostengutspracheComment saisir une garantie de prise en charge des coûts ?

    Comment gérer les bénéficiaires et les méthodes de paiement dans le budget-cadre ??