Comment saisir une facture ?

Nouvelle facture

1. Les nouvelles factures sont saisies via le masque Entrée des documents. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans l'article connexe.

Saisir une facture

1. Cliquez sur menu > Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures. Vous accédez alors à une page qui n'est pas spécifique à un dossier et qui présente sur la gauche une arborescence particulière pour la comptabilité. Ici, vous pouvez consulter les factures déjà importées.
   
   

   Open

   

2. Le filtre vous permet de rechercher facilement des factures.

    

   Open

   

3. Klicken Sie auf den Spaltentitel, um die Rechnungen alphabetisch oder der Grösse nach zu sortieren.

4.  En fonction du statut, vous pouvez identifier les nouvelles entrées.
   
   

5. Pour les factures QR, les données sont extraites du document. Dans le cas des factures sans code QR, davantage d'informations doivent être saisies manuellement.

6. Pour compléter une facture, cliquez sur le bouton Modifier.
   
   

7. La fenêtre séparée Saisir une facture s'ouvre. Le document est affiché à gauche et les informations de la facture peuvent être modifiées à droite.  
   
   

8. Au statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être modifiées. Exception faite des champs Institution et Coordonnées de paiement s'il s'agit d'une facture QR à partir de laquelle les données ont été lues directement.

9. Vérifiez les champs de la section Informations de la facture et apportez des modifications si nécessaire. Veillez à sélectionner la prestation correcte (ASE ou GVR).

    

10. Dans la zone Virement, sélectionnez le bouton d'option approprié, à savoir si le virement doit être effectué en faveur de Tiers ou du·de la·des Bénéficiaire·s. Si vous avez sélectionné Bénéficiaire·s, vous pouvez sélectionner une adresse de paiement ou un paiement en espèces dans le champ Bénéficiaire du paiement.

11. Complétez les champs restants au besoin. 

12. Pour les factures sans code QR, l’Institution ainsi que les Coordonnées de paiement doivent être introduites manuellement. Pour que ces informations puissent être sélectionnées, il est nécessaire de les saisir au préalable. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 

11. Dans la section Résumé, saisissez le Texte de la facture et, éventuellement, le Montant de la facture. Le statut est automatiquement Nouveau. Ne le modifiez pas tant que vous n'avez pas fini de remplir les informations dans la zone Ecritures détaillées.
    
    

12. Sélectionnez le statut Refusé si la facture ne doit pas être payée. La facture ne peut plus être modifiée par la suite. 
    
    

13. A présent, les positions correspondantes doivent être saisies dans la zone Ecritures détaillées.
    
    

14. Dans le champ de saisie Financement, vous avez les options suivantes:
     

    1. Financement

       • Compétence propre
         Sélectionnez Compétence propre pour payer une facture jusqu'à CHF 499.00 sans validation supplémentaire. 

       • Nouveau remboursement toute UA ou

       • Nouveau remboursement bénéficiaire
         Vous avez la possibilité de saisir directement un Nouveau remboursement toute UA ou Nouveau remboursement bénéficiaire. Pour ce faire, sélectionnez l'entrée souhaitée et cliquez ensuite sur le bouton Saisir une demande de remboursement.
         
         

         
         Remplissez ensuite les champs à droite pour le remboursement. Lorsqu'une telle facture est ensuite importée, une demande de remboursement est automatiquement créée avec le type de demande de remboursement Avance.  
         
         

    2. Garantie de prise en charge des coûts
       Si une garantie de prise en charge des coûts a été enregistrée, vous pouvez financer la facture correspondante au moyen de la garantie de prise en charge des coûts. Ceci est également valable au-delà d'une période d'utilisation, la date de validité de la garantie de prise en charge des coûts étant déterminante.

    3. Budget-cadre
       Les positions du budget-cadre faisant l'objet d'une facturation sont affichées ici et peuvent être sélectionnées.

    4. Le champ peut également être laissé vide et doit alors être complété par l'assistant·e social·e lors de la libération de la facture. 

15. Indiquez le Compte, la Période d'utilisation, la Personne concernée et le Montant. 

16. Pour saisir d'autres écritures détaillées, cliquez sur le bouton + Saisir une écriture détaillée. 

     

     

17. Si une écriture détaillée a été saisie de trop ou de manière incorrecte, vous pouvez retirer l'entrée en cliquant sur le bouton Supprimer.

18. Sauvegardez ensuite votre entrée en cliquant sur le bouton Enregistrer.
    
    

Libérer une facture

1. Lorsque toutes les informations de facture et toutes les positions sont saisies dans l'écriture détaillée, changez le statut en A libérer et enregistrez vos entrées.

    

2. A présent, le paiement peut être libéré par le service de comptabilité. Pour en savoir plus, consultez l'article connexe.

Saisir une facture collective

1. Pour traiter une facture collective, commencez par suivre la même procédure que pour la saisie d'une facture individuelle. Sélectionnez la facture concernée dans l'entrée des documents et cliquez sur le bouton Modifier. Dans la boîte de dialogue Traiter le document, sélectionnez le type de document Facture et sous dossier, indiquez l'un des dossiers concernés.

2. Naviguez ensuite vers les factures à traiter via Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures.

3. Cliquez sur le bouton Modifier de la facture concernée.

4. Dans la boîte de dialogue Saisir une facture, sélectionnez Facture collective dans les Informations de la facture.

    

    

    

5. Dans la partie inférieure Ecritures détailliées, saisissez tous les dossiers avec le montant correspondant. Vous pouvez ajouter d'autres prestations pour les dossiers en cliquant sur le bouton +Saisir une écriture détaillée.

    

    

    

6. Une fois que vous avez saisi tous les dossiers concernés avec les prestations correspondantes, cliquez sur Enregistrer.

7. Pour libérer le paiement, sélectionnez le statut A libérer dans le résumé, remplissez tous les champs marqués d'un * et cliquez sur Enregistrer.

    

Articles connexes

Wie gebe ich Rechnungen frei?

Comment saisir une facture ?

Wie verwalte ich die Zahlungsverbindung im Dossier?

Comment saisir une garantie de prise en charge des coûts ?

Comment gérer les bénéficiaires et les méthodes de paiement dans le budget-cadre ??