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InfoRechnungen werden im aventis vorerfasst und können danach durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter freigegeben oder abgelehnt werden. Es ist auch möglich, diese zur Nachbesserung wieder zurück an die Sachbearbeitung zu geben. |
🔖 Übersicht
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Rechnung freigeben, ablehnen oder zurück zur Nachbesserung
Um die erfassten Rechnung pro Dossier freizugeben, navigieren Sie zum Menü > Dossierführung > Zahlungen > Zahlungen freigeben. Das Fenster Zahlungen freigeben öffnet sich und Sie befinden sich auf dem Register Zahlungen.
Diese Maske ist auch direkt über das einzelne Dossier unter Wirtschaftliche Sozialhilfe > Zahlungenauffindbar. Allerdings werden über diesen Weg nur die Zahlungen des aktuellen Dossiers angezeigt und nicht alle zuständigen Dossiers der Sozialarbeiterin/des Sozialarbeiters.
Wechseln Sie nun auf das Register Rechnungen.
Hier sehen Sie alle vorerfassten Rechnungen. Bei Bedarf können Sie einen Filter setzen.
Klicken Sie auf den Button Detailansicht ganz hinten.
Der Dialog Rechnungen freigeben wird geöffnet. Auf der linken Seite können Sie die eingescannte Rechnung sehen und links finden Sie alle Informationen zu der Rechnung. Scrollen Sie nach unten um die Detailbuchungen zu sehen.
Prüfen Sie die Detailbuchungen.
Wenn Sie die Details überprüft haben, gibt es folgende Möglichkeiten:
Wenn alles korrekt ist und die Rechnung zur Zahlung frei gegeben werden soll, klicken Sie den Button Freigeben an. Bitte beachten Sie, dass je nach Organisation Ihres Dienstes, eine andere Person die Rechnung freigeben muss, als die, die die Rechnung erfasst hat.
Muss etwas korrigiert werden, klicken Sie auf den Button zur Nachbesserung. Hier muss zusätzlich das Eingabefeld Kommentar ausgefüllt werden, damit die Sachbearbeitung weiss, was korrigiert werden muss (weitere Infos dazu im Verwandte Artikel). Die Person welche die Erfassung vorgenommen hat, erhält eine Benachrichtigung.
Klicken Sie auf den Button Ablehnen, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Auch hier müssen Sie das Eingabefeld Kommentar ausfüllen.
Ist unklar, ob die Rechnung bezahlt werden soll (beispielsweise, weil die Finanzierung noch nicht geklärt ist), können Sie Blockieren anwählen. So ist für alle beteiligten ersichtlich, dass die Rechnung (noch) nicht freigegeben werden darf.
Zurück in der Übersicht ist die bearbeitete Rechnung nicht mehr ersichtlich. Wechseln Sie auf die Register Freigegebene Rechnungen, Ausgeführte Rechnungen oder Abgelehnte Rechnungen um diese wieder einzusehen.
Die ausgeführten sowie die abgelehnten Rechnungen stehen nur noch zur Ansicht zur Verfügung. Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden.
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HinweisHaben Sie eine Rechnung selber erfasst mit Status Zur Freigabe, können Sie danach auf der Maske Zahlungen freigeben nicht weiter bearbeiten - aufgrund des Vier-Augen-Prinzip. Die Buttons werden in diesem Fall nicht angezeigt. |
Freigegebene Rechnung wieder zurücksetzen
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HinweisDie Freigabe einer Rechnung kann nur zurückgesetzt werden, sofern diese noch nicht ausgeführt ist. |
Navigieren Sie auf die Maske Zahlungen freigeben, wechseln Sie auf das Register Rechnungen sowie auf das Register Freigegebene Rechnungen.
Klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf den Button Detailansicht.
Scrollen Sie auf dem Dialog Rechnung freigeben ganz nach unten. Erfassen Sie das Eingabefeld Kommentar und danach können Sie den Button Freigabe zurücksetzen anklicken.
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HinweisEs ist wichtig immer zuerst den Kommentar zu erfassen, nur dann wir der Button Freigabe zurücksetzen aktiv. |
Danach finden Sie die Rechnung wieder im Register Freizugebene Rechnungen.
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