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Erfassen Sie für Ihren Dienst Dokumentenvorlagen, so dass alle die gleichen Vorlagen mit Hilfe von Platzhaltern (Addins) verwenden können.

Dieser Artikel hilft Ihnen eine Wordvorlage zu erstellen, in aventis einzubinden und im Nachhinein auch wieder zu bearbeiten. 

🔖 Übersicht

Il convient de créer des modèles de documents pour votre service afin que tout un chacun puisse utiliser les mêmes modèles à l'aide de champs de fusion (addins).

Cet article vous aide à créer un modèle Word, à l'intégrer dans aventis et à le modifier par la suite.

🔖 Aperçu

Table of Contents
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maxLevel6
include
outlinefalse
indent
styledecimal
excludeÜbersicht|Info|Hinweis|Warnung|Aperçu|Information|Remarque|Avertissement
typelist
class
printablefalse

Wordvorlage erstellen

  • Bevor Sie eine neue Wordvorlage in aventis einbinden, muss diese vorgängig in Word erstellt und mit gewünschten Platzhaltern (Addins) versehen werden. 

  • Öffnen Sie Ihr Word und stellen Sie sicher, dass Sie das aventis Addin (Template Editor) vorfinden. Falls Sie noch kein Addin besitzen, muss dies von einem Administrator für Ihren Benutzer einmalig eingerichtet werden. 

    image-20240606-112830.pngImage Removed

    • Verfassen Sie nun den fixen Text und geben dort Platzhalter ein, wo es zukünftig Daten aus aventis abfüllen soll. 

    Créer un modèle Word

    1. Avant d'intégrer un nouveau modèle Word dans aventis, le fichier doit être créé au préalable dans Word et doté des champs de fusion (addins) souhaités.

    2. Ouvrez Word et assurez-vous que vous y trouvez l'addin aventis (Template Editor). Si vous n'avez pas encore d'addin, un administrateur doit le configurer une fois pour toutes pour votre compte d'utilisateur·trice.

      image-20240909-142745.pngImage Added

    3. Rédigez maintenant le texte standard et insérez des champs de fusion à l'endroit où il faudra compléter des données tirées d'aventis à l'avenir.

  • Sind die Informationen definiert, holen Sie Ihre vorbereitete Vorlage via Schaltfläche Datei hierhinziehen oder klicken. 

  • Danach speichern Sie ihren Eintrag ab. 

  • Die Vorlage ist nun für die definierte Dossierregion verfügbar. 

  • Testen Sie vorerst Ihre Vorlage, indem Sie ein Dokument bei einem Klienten/ bei einer Klientin erstellen und prüfen Sie, ob all Ihre gewünschten Addins abgefüllt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Verwandte Artikel.

    • Dokumentvorlage bearbeiten

    1. Vorlagen müssen ständig angepasst werden. Um eine bestehende Vorlage aus aventis zu editieren, navigieren Sie zum Menü > Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen erfassen. In der Maske suchen Sie mit Hilfe des Suchfeldes nach der gewünschten Vorlage. Dann klicken sie bei der ausgewählten Vorlage auf den Button Bearbeiten.

      image-20240606-113245.pngImage Removed

    2. Das Fenster Vorlage erfassen öffnet sich. Hier können Sie die Vorlageinformationen anpassen. Um den Inhalt der Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf die blau gekennzeichnet dotx- Datei. 

      image-20240606-113301.pngImage Removed

    3. Die Wordvorlage öffnet sich. Nehmen Sie nun Ihre Anpassungen vor und speichern Sie danach die Vorlage wieder ab. 

    4. Um zu prüfen, ob Ihre Änderungen funktionieren, erstellen Sie ein entsprechendes Dokument bei einem Dossier. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verwandte Artikel. 

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    Panel
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    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Achten Sie darauf, wie beim regulären Verfassen von Texten, dass sie vor und nach Platzhaltern jeweils die Abstände eingeben.
    Sobald Sie auf den Button Template Editor klicken, öffnet sich ein Fenster links neben Ihrer Wordvorlage mit zur Verfügung gestellten Datenabfragen aus aventis. 

    1. Grenzen Sie ihre Suche mit Hilfe des Dropdowns Verwendungskontext und dem Suchfeld ein. Sobald Sie ihren gewünschten Platzhalter ausgewählt haben, klicken Sie auf Feld einfügen. Stellen Sie vorher sicher, dass sie mit dem Cursor an der richtigen Stelle in Ihrem Text sind.

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    2. Der Platzhalter ist in der Dokumentvorlage zu erkennen mit Klammern, zum Beispiel die (Anreden). 

    3. Stellen Sie Ihre Vorlage fertig, indem Sie den fixen Text und alle gewünschten Platzhalter einfügen. 

    4. Sobald Sie fertig sind mit Ihrer Vorlage, speichern Sie die Wordvorlage als dotx-Datei an einem dafür geeigneten Ort ab. 

    Wordvorlage in aventis einbinden

  • Um eine Vorlage in aventis einzubinden, navigieren Sie zum Menü > Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen erfassen. 

    image-20240606-113155.pngImage Removed

  • Hier finden Sie das Übersichtfenster von sämtlichen bereits erfassten Vorlagen.

    image-20240606-113216.pngImage Removed

  • Klicken Sie nun auf den Button + Vorlage erfassen. 

    • Das Eingabefenster Vorlage erfassen öffnet sich. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Vorlage mit Informationen zu versehen. Geben Sie nun eine Vorlagebezeichnung, einen Verwendungszweck, eine Vorlagesprache, wenn möglich einGültig von und Gültig bis Datum und falls nötig eine Erläuterung / Fachhilfe. Geben Sie zwingend eine Dossierregion ein.  
    image-20240606-113228.pngImage Removed

    Remarque

    Comme pour la rédaction régulière de textes, veillez à saisir les espaces avant et après les champs de fusion.
    Lorsque vous cliquez sur le bouton Template Editor, une fenêtre s'ouvre à gauche de votre modèle Word avec les requêtes de données disponibles dans aventis.

    1. Limitez votre recherche à l'aide de la liste déroulante Contexte d'utilisation et du champ de recherche. Une fois que vous avez sélectionné le champ de fusion souhaité, cliquez sur Insérer un champ. Assurez-vous d'abord que votre curseur se trouve au bon endroit dans votre texte.

      image-20240606-112848.pngImage Added

    2. Le champ de fusion est reconnaissable dans le modèle de document grâce aux parenthèses, par exemple les (salutations).

    3. Finalisez votre modèle en insérant le texte standard et tous les champs de fusion souhaités.

    4. Une fois que vous avez terminé votre modèle, enregistrez le modèle Word en tant que fichier dotx dans un emplacement approprié.

    Intégrer un modèle Word dans aventis

    1. Pour intégrer un modèle dans aventis, naviguez vers le Menu > Configuration > Modèles > Saisir un modèle.

      image-20240606-113155.pngImage Added

    2. Vous trouverez ici la fenêtre d'aperçu de tous les modèles déjà saisis.

      image-20240909-142945.pngImage Added

    3. Cliquez maintenant sur le bouton + Saisir un modèle. 

    4. La fenêtre Saisir un modèle s'ouvre. Vous avez maintenant la possibilité d'ajouter des informations au modèle. Saisissez l'Intitulé du modèle, le Contexte d'utilisation, la Langue de modèle, si possible les dates Valable à partir du et Valable jusqu'au et si nécessaire des Explications / Aide spécialisée. Indiquez impérativement la Région de dossiers.

      image-20240606-113228.pngImage Added

    5. Une fois que les informations sont définies, récupérez le modèle préparé en cliquant sur le bouton Glisser et déposer ou en cliquant ici.

    6. Ensuite, enregistrez votre entrée. 

    7. Le modèle est maintenant disponible pour la région de dossiers définie. 

    8. Testez d'abord votre modèle en créant un document pour un·e bénéficiaire et vérifiez si tous les addins que vous souhaitez sont remplis. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Articles connexes.

    Modifier un modèle de document

    1. Les modèles doivent être adaptés en permanence. Pour éditer un modèle existant dans aventis, naviguez vers le Menu > Configuration > Modèles > Saisir un modèle. Dans le masque, recherchez le modèle souhaité à l'aide du champ de recherche. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour le modèle sélectionné.

      image-20240909-143023.pngImage Added

    2. La fenêtre Saisir un modèle s'ouvre. Ici, vous pouvez personnaliser les informations du modèle. Pour modifier le contenu du modèle, cliquez sur le fichier dotx marqué en bleu.

      image-20240909-143041.pngImage Added

    3. Le modèle Word s'ouvre. Effectuez vos modifications et enregistrez ensuite le modèle.. 

    4. Pour vérifier si vos modifications fonctionnent, créez un document correspondant dans un dossier. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Articles connexes.

    Dokumentvorlage löschen

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Vorlagen können nur gelöscht werden, solange Sie noch nicht verwendet wurden. Wurde eine Vorlage bereits in einem Dossier verwendet, können Sie mit dem Button Vorlage löschen die Gültigkeit der Vorlage beenden, somit kann diese nicht mehr neu generiert werden. Die alten Vorlagen können Sie aber noch im Vorlage-Katalog sehen.

    1. Um eine Dokumentenvorlage zu löschen, navigieren Sie über das Menü auf Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen verwalten.

      image-20241205-152718.pngImage Added

    2. Klicken sie in der Vorlage, die Sie löschen wollen, auf das Drei-Punkte-Menü und anschliessend auf Vorlage löschen.

      image-20241205-153045.pngImage Added

    3. Falls die Vorlage noch nie verwendet wurde, bestätigen Sie ihre Aktion mit dem Button Löschen, um die Vorlage definitiv zu löschen.

      image-20241205-153116.pngImage Added

    4. Wurde die Vorlage hingegen schon verwendet, bleibt die Vorlage in der Vorlagenübersicht, Sie sehen jedoch die beendete Gültigkeit in der gleichnamigen Spalte.

      image-20241205-153324.pngImage Added

    Nur gültige Vorlagen anzeigen

    1. In der Maske Vorlagen verwalten finden Sie alle Vorlagen, die aktuell gültig sind und die, die bereits verwendet wurden, aber nicht mehr gültig sind. Um nur die aktuell gültigen zu sehen. Wählen Sie im Filterbereich Nur aktuell gültige Vorlagen anzeigen an.

      image-20241205-153423.pngImage Added

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