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Um eine Rechnung zu erfassen, braucht es immer ein dazugehöriges Rechnungsdokument. Dieses wird über den Dokumenteneingang erfasst. Rechnungsinformationen werden über den QR-Code automatisch übermittelt oder können manuell erfasst werden. 

Detailbuchungen werden mit einer allfälligen Kostengutsprache oder einer Position aus dem Rahmenbudget verknüpft. 

🔖 Übersicht

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Neue Rechnung

  1. Neue Rechnungen werden über die Maske Dokumenteneingang erfasst. Alle Infos dazu erhalten Sie im verwandten Artikel

Rechnung erfassen

  • Klicken Sie auf das Menü > Dossierführung > Zahlungen > Rechnung bearbeiten. Sie gelangen nun auf eine Dossier-unspezifische Seite, welche auf der linken Seite einen speziellen Tree für die Buchhaltung aufweist. 

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  •  Hier können Sie die bereits importieren Rechnungen einsehen. Aufgrund des Status können Sie erkennen welche Einträge neu sind. 

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  • Bei QR-Rechnungen werden die Daten aus dem Dokument ermittelt. Bei Rechnungen ohne QR-Code müssen mehr Informationen manuell erfasst werden. 

  • Um eine Rechnung zu ergänzen klicken Sie auf den Button Bearbeiten.

    image-20240527-095930.pngImage Removed

  • Das separate Fenster Rechnung erfassen öffnet sich. Auf der linken Seite wird das Dokument angezeigt und rechts finden Sie die Rechnungsinformationen welche hier bearbeitet werden können.  

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  • Im Status Neu können noch alle Informationen verändert werden. Eine Ausnahme bilden die Felder Institution und Zahlungsverbindung sofern es sich um eine QR-Rechnung handelt, aus welcher die Daten direkt gelesen wurden. 

  • Überprüfen Sie die Felder im Bereich Rechnungsinformationen und nehmen Sie bei Bedarf eine Änderung vor.

  • Wählen Sie im Bereich Überweisung den gewünschten Radio Button an, ob die Überweisung an Dritte oder die Klientschaft vorgenommen werden soll. Haben Sie Klientschaft angewählt, kann im Feld Zahlungsempfänger/in eine Zahladresse oder Barauszahlung angewählt werden. 

    • Füllen Sie die restlichen Feldernach Bedarf aus. Bei Rechnungen ohne QR-Code muss die Institution sowie die Zahlungsverbindungerfasst werden. Damit diese Angaben angewählt werden können, ist eine vorgängige Erfassung nötig. Informationen dazu finden Sie in einem verwandten Artikel.  Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Hat die Rechnung den Status Neu können noch alle Informationen angepasst werden. Auch muss die Erfassung noch nicht vollständig sein, damit diese mit StatusNeu gespeichert werden kann. 

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    1. Im Bereich Zusammenfassung geben Sie den Rechnungstext und evtl. den Rechnungsbetrag ein. Der Status ist automatisch auf Neu und kann, wenn alles fertig erfasst ist, auf Zur Freigabe geändert werden. Dann steht die Rechnung bereit, damit die Sozialarbeiterin oder der Sozialarbeiter diese zur Zahlung freigeben kann. Informationen dazu finden Sie in einem verwandten Artikel. 

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Erhält die Rechnung den Status Zur Freigabe können nicht mehr alle Felder verändert werden. 

  • Wählen Sie den Status Abgelehnt, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Die Rechnung kann danach nicht mehr bearbeitet werden. 

    image-20240805-140059.pngImage Removed

  • Nun werden im Bereich Detailbuchungen die entsprechenden Positionen erfasst.

    image-20240805-140222.pngImage Removed

    • Beim Eingabefeld Finanzierung haben Sie folgende Möglichkeiten:
     

    Weitere Finanzierung

  • Eigenkompetenz
    Wählen Sie Eigenkompetenz an, um eine Rechnung bis zu CHF 499.00 ohne weitere Bewilligung zu bezahlen. 

  • Neue Rückerstattung ganze UE oder 

    • Neue Rückerstattung Klient/in
    Sie haben die Möglichkeit direkt eine Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in zu erfassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag an und klicken danach auf den Button Rückerstattung erfassen.

    image-20240805-140524.pngImage RemovedFüllen Sie nun die Felder auf der rechten Seite für die Rückzahlung aus. Wird eine solche Rechnung dann importiert, wird automatisch eine Rückforderung mit Rückforderungstyp Vorschuss erstellt. 
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  • Kostengutsprachen
    Es werden Ihnen hier alle vorerfassten Kostengutsprachen auf diesem Dossier vorgeschlagen. Wählen Sie bei Bedarf eine vorerfasste Kostengutsprachen an.

  • Rahmenbudget
    Positionen aus dem Rahmenbudget welche auf Rechnung gestellt sind, werden Ihnen hier angezeigt und können angewählt werden.

  • Das Feld kann auch leer gelassen werden und muss dann durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter noch ergänzt werden bei der Freigabe der Rechnung. 

  • Geben Sie das Konto, die Periode, die Betrifft Person sowie den Betrag ein. 

  • Um weitere Detailbuchungen zu erfassen, klicken Sie auf den Button + Detailbuchung erfassen. 

  • Wurde eine Detailbuchung zu viel oder falsch erfasst, können Sie mit dem Button Löschen den Eintrag wieder entfernen. 

  • Sichern Sie danach Ihren Eintrag mit dem Button Speichern.

    • Sammelrechnung erfassen

  • Um eine Sammelrechnung zu verarbeiten, gehen Sie zuerst wie bei der Erfassung einer einzelnen Rechnung vor. Wählen Sie die gewünschte Rechnung im Dokumenteneingang an und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Im Dialog Dokument verarbeiten wählen Sie den Dokumente-Typ Rechnung an und als Dossier geben Sie eines der betroffenen Dossiers an.

  • Anschliessend navigieren Sie über Dossierführung > Zahlungen > Rechnungen bearbeiten zu den zu bearbeitenden Rechnungen.

  • Klicken Sie in der gewünschten Rechnung auf den Button Bearbeiten.

  • Im Dialog Rechnung erfassen wählen Sie bei den Rechnungsinformationen Sammelrechnung an.

     

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  • Im unteren Bereich Detailbuchungen geben Sie nun alle Dossiers mit dem Entsprechenden Betrag ein. Mit dem Button +Detailbuchung erfassen können Sie weitere Leistungen für Dossiers erfassen.

     

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  • Haben Sie alle betreffenden Dossiers mit den entsprechenden Leistungen eingetragen, klicken Sie auf Speichern.

    • Um die Zahlung freizugeben, wählen Sie in der Zusammenfassung den Status Zur Freigabe an, fühlen alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind aus und klicken auf Speichern.

    Verwandte Artikel
    Info

    Info

    Pour saisir une facture, il faut toujours un document de facturation correspondant. Celui-ci est saisi via l'entrée des documents. Les informations de la facture sont transmises automatiquement via le code QR ou peuvent être saisies manuellement.

    Les écritures comptables détaillées sont liées à une éventuelle garantie de prise en charge des coûts ou à une position du budget-cadre.

    🔖 Aperçu

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    Nouvelle facture

    1. Les nouvelles factures sont saisies via le masque Entrée des documents. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans l'article connexe.

    Saisir une facture

    1. Cliquez sur menu > Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures. Vous accédez alors à une page qui n'est pas spécifique à un dossier et qui présente sur la gauche une arborescence particulière pour la comptabilité. Ici, vous pouvez consulter les factures déjà importées.

      image-20240807-074806.pngImage Added

    2. Le filtre vous permet de rechercher facilement des factures.

      image-20241205-121545.pngImage Added

    3. Klicken Sie auf den Spaltentitel, um die Rechnungen alphabetisch oder der Grösse nach zu sortieren.

      image-20241205-121659.pngImage Added

    4.  En fonction du statut, vous pouvez identifier les nouvelles entrées.

      image-20241205-121816.pngImage Added

    5. Pour les factures QR, les données sont extraites du document. Dans le cas des factures sans code QR, davantage d'informations doivent être saisies manuellement.

    6. Pour compléter une facture, cliquez sur le bouton Modifier.

      image-20241205-121755.pngImage Added

    7. La fenêtre séparée Saisir une facture s'ouvre. Le document est affiché à gauche et les informations de la facture peuvent être modifiées à droite.  

      image-20241007-134916.pngImage Added

    8. Au statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être modifiées. Exception faite des champs Institution et Coordonnées de paiement s'il s'agit d'une facture QR à partir de laquelle les données ont été lues directement.

    9. Vérifiez les champs de la section Informations de la facture et apportez des modifications si nécessaire. Veillez à sélectionner la prestation correcte (ASE ou GVR).

      image-20241007-134927.pngImage Added

    10. Dans la zone Virement, sélectionnez le bouton d'option approprié, à savoir si le virement doit être effectué en faveur de Tiers ou du·de la·des Bénéficiaire·s. Si vous avez sélectionné Bénéficiaire·s, vous pouvez sélectionner une adresse de paiement ou un paiement en espèces dans le champ Bénéficiaire du paiement.

    11. Complétez les champs restants au besoin. 

    12. Pour les factures sans code QR, l’Institution ainsi que les Coordonnées de paiement doivent être introduites manuellement. Pour que ces informations puissent être sélectionnées, il est nécessaire de les saisir au préalable. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 

    image-20241007-134942.pngImage Added

    1. Dans la section Résumé, saisissez le Texte de la facture et, éventuellement, le Montant de la facture. Le statut est automatiquement Nouveau. Ne le modifiez pas tant que vous n'avez pas fini de remplir les informations dans la zone Ecritures détaillées.

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Remarque

    Tant que la facture a le statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être adaptées. Il n'est pas non plus nécessaire que la saisie soit complète pour qu'elle puisse être enregistrée avec le statut Nouveau. Lorsque la facture reçoit le statut A libérer, vous ne pouvez plus modifier tous les champs. 

    1. Sélectionnez le statut Refusé si la facture ne doit pas être payée. La facture ne peut plus être modifiée par la suite. 

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    2. A présent, les positions correspondantes doivent être saisies dans la zone Ecritures détaillées.

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    3. Dans le champ de saisie Financement, vous avez les options suivantes:
       

      1. Financement

        • Compétence propre
          Sélectionnez Compétence propre pour payer une facture jusqu'à CHF 499.00 sans validation supplémentaire. 

        • Nouveau remboursement toute UA ou

        • Nouveau remboursement bénéficiaire
          Vous avez la possibilité de saisir directement un Nouveau remboursement toute UA ou Nouveau remboursement bénéficiaire. Pour ce faire, sélectionnez l'entrée souhaitée et cliquez ensuite sur le bouton Saisir une demande de remboursement.

          image-20241007-135249.pngImage Added


          Remplissez ensuite les champs à droite pour le remboursement. Lorsqu'une telle facture est ensuite importée, une demande de remboursement est automatiquement créée avec le type de demande de remboursement Avance.  

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      2. Garantie de prise en charge des coûts
        Si une garantie de prise en charge des coûts a été enregistrée, vous pouvez financer la facture correspondante au moyen de la garantie de prise en charge des coûts. Ceci est également valable au-delà d'une période d'utilisation, la date de validité de la garantie de prise en charge des coûts étant déterminante.

      3. Budget-cadre
        Les positions du budget-cadre faisant l'objet d'une facturation sont affichées ici et peuvent être sélectionnées.

      4. Le champ peut également être laissé vide et doit alors être complété par l'assistant·e social·e lors de la libération de la facture. 

    4. Indiquez le Compte, la Période d'utilisation, la Personne concernée et le Montant. 

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Remarque

    Si un dossier est géré par une autre institution et qu'une décision de prestation sans paiement a été enregistrée, vous pouvez libérer un paiement unique de ce dossier en sélectionnant le compte 3910.01 Charges dossiers mixtes.

    1. Pour saisir d'autres écritures détaillées, cliquez sur le bouton + Saisir une écriture détaillée. 

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    2. Si une écriture détaillée a été saisie de trop ou de manière incorrecte, vous pouvez retirer l'entrée en cliquant sur le bouton Supprimer.

    3. Sauvegardez ensuite votre entrée en cliquant sur le bouton Enregistrer.

    Libérer une facture

    1. Lorsque toutes les informations de facture et toutes les positions sont saisies dans l'écriture détaillée, changez le statut en A libérer et enregistrez vos entrées.

      image-20241007-135658.pngImage Added

    2. A présent, le paiement peut être libéré par le service de comptabilité. Pour en savoir plus, consultez l'article connexe.

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Remarque

    Si vous souhaitez tout de même modifier une facture libérée, accédez à l'onglet Factures traitées. Avec le bouton Modifier, vous pouvez remettre le statut à Nouveau. La facture se trouve alors à nouveau dans l'onglet Factures à traiter et vous pouvez y effectuer les modifications.

    Saisir une facture collective

    1. Pour traiter une facture collective, commencez par suivre la même procédure que pour la saisie d'une facture individuelle. Sélectionnez la facture concernée dans l'entrée des documents et cliquez sur le bouton Modifier. Dans la boîte de dialogue Traiter le document, sélectionnez le type de document Facture et sous dossier, indiquez l'un des dossiers concernés.

    2. Naviguez ensuite vers les factures à traiter via Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures.

    3. Cliquez sur le bouton Modifier de la facture concernée.

    4. Dans la boîte de dialogue Saisir une facture, sélectionnez Facture collective dans les Informations de la facture.

       

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    5. Dans la partie inférieure Ecritures détailliées, saisissez tous les dossiers avec le montant correspondant. Vous pouvez ajouter d'autres prestations pour les dossiers en cliquant sur le bouton +Saisir une écriture détaillée.

       

      image-20241007-135927.pngImage Added

       

    6. Une fois que vous avez saisi tous les dossiers concernés avec les prestations correspondantes, cliquez sur Enregistrer.

    7. Pour libérer le paiement, sélectionnez le statut A libérer dans le résumé, remplissez tous les champs marqués d'un * et cliquez sur Enregistrer.

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