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In der Dossierführung fallen eine grosse Menge an Dokumenten an. 

Hier erfahren Sie, wie Sie eingescannte Dokumente oder auch Rechnungen im Dokumenteneingang korrekt verarbeiten.

🔖 Übersicht

Table of Contents
minLevel1
maxLevel6
include
outlinefalse
indent
styledecimal
excludeÜbersicht|Info|Hinweis
typelist
printablefalse
class

Dokument importieren und korrekt verarbeiten

  1. Navigieren Sie ins Menu > Dossier > Dokumenteneingang.Um ein neues Dokument manuell zu importieren, klicken Sie entweder mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen das Dokument beim Speicherort oder Sie ziehen das Dokument mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

    image-20240607-090439.pngImage Removedimage-20240917-064818.pngImage Added

    image-20240607-090455.pngImage Removed

    image-20240607-090534.pngImage Removed

    image-20241007-092800.pngImage Added

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#DEEBFF

Hinweis

Wenn Sie auf mehrere Dienste eine Berechtigung besitzen, haben Sie für jeden Dienst eine eigene Schaltfläche, in welche Sie Dokumente hineinziehen können. So können Sie die Dokumente auch gleich in mehreren Diensten ablegen. ​​​​​​​

  1. Während das Dokument importiert und analysiert wird, kann es für kurze Zeit nicht bearbeitet werden. Der Button Bearbeiten ist hellgrau und Sie Sie sehen in dieser Zeit eine Sanduhr und erhalten einen entsprechenden Tool-Tipp. Warten Sie einen kurzen Moment, danach kann das Dokument weiter bearbeitet werden. image-20240607-090611.pngImage Removed

    image-20241007-093706.pngImage Added

  2. Wollen Sie nur bestimmte Dokumente angezeigt haben, können Sie den Dokumenteneingang nach Hinzugefügt durch und Dokument-Typ filtern.

    image-20241007-114154.pngImage Added

  3. Um ein importiertes Dokument zu verarbeiten, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Danach öffnet sich das Fenster Dokument verarbeiten.Auf der linken Seite ist die Anzeige des Dokumentes auf der rechten Seite ergänzen Sie das Dokument mit Detailangaben, um es korrekt zu verarbeiten. 

    image-20240607-090625.pngImage Removedimage-20241007-105800.pngImage Added

  4. Wählen Sie einen Dokumenten-Typ (Ablageort), ein Dossier, Klient/in und ein Thema. Danach Dokument-Titel. 

  5. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument.  

Mehrere Dokumente gleichzeitig importieren

  • Sie können auf die selbe Art, wie Ihnen oben erklärt wurde, auch mehrere Dokumente gleichzeitig importieren. Navigieren Sie hierfür ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang. 

    • Wählen Sie die gewünschten Dateien an und ziehen Sie diese via Drag’n’Drop in die Schaltfläche des gewünschten Dienstes.

    image-20240708-124552.pngImage Removed

    1. Wenn Sie auf Zum nächsten Dokument klicken, können Sie ohne Verarbeitung des aktuellen Dokument zum nächsten Dokument springen. Klicken Sie auf Speichern und Schliessen, werden Ihre Angaben gespeichert, das Dokument wird aber noch nicht verarbeitet.

    Dieses Symbol image-20240731-141928.pngImage Removed zeigt Ihnen an, dass die Analyse abgebrochen wurde

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Nach dem Hochladen werden die Dokumente für einen kurzen Augenblick analysiert. In dieser Zeit erscheint anstelle des Bearbeiten-Symbols eine Sanduhr und das Dokument kann nicht bearbeitet werden.

    Manuelles Abbrechen der Dokumenten-Analyse

    Nach dem Sie ein Dokument hochgeladen haben, wird dieses analysiert und die Informationen, die über den QR-Code weitergeben werden, werden automatisch ins aventis übertragen. Wenn Sie sehr viele Dokumente auf einmal hochladen, kann die Analyse einige Zeit beanspruchen und die Rechenleistung Ihres Computers verlangsamen. Wenn Sie die Analyse abbrechen wollen, um die Daten manuell einzutragen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im gewünschten Dokument und wählen Sie QR-Analyse abbrechen an.

    image-20240731-141801.pngImage Removed

    Die Buttons Verarbeiten und zum nächsten Dokument und zum nächsten Dokument beziehen sich auch die von Ihnen gefilterten Dokumente.

    Rechnung importieren und korrekt verarbeiten

    1. Navigieren Sie ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang. 

      image-20240607-090738.pngImage Removedimage-20241007-105956.pngImage Added

    2. Um ein neue Rechnung zu importieren, klicken Sie mit der Maus direkt auf die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken und holen die eingescannte Rechnung beim Speicherort oder Sie ziehen die Rechnung mit der Funktion Drag'n'Drop zur Schaltfläche hin.​​​​​​​​​​​​​​

      image-20240607-090807.pngImage Removedimage-20241007-092800.pngImage Added

    3. Rechnungen mit einem QR Code, enthalten bereits wichtige Informationen, welche beim Import automatisch abgefüllt werden. Sobald die eingescannte Rechnung im Dokumenteneingange angezeigt wird, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Das Fenster Dokument bearbeitenverarbeiten öffnet sich. 

      image-20240607-090833.png

    4. Informationen wie Dokumenten-Typ, Dossier, Zahlbar durch, IBAN, Zahlbar an, Referenznummer, zusätzliche Informationen und Rechnungsbetrag werden automatisch aus dem QR Code mitgeliefert und abgefüllt. 

    5. Kontrollieren Sie die Angaben. Wählen Sie wenn nötig im Feld Klient/in wählen eine Person. (keine Angabe = alle)

    6. Danach klicken Sie auf den Button Verarbeiten und zum nächsten Dokument. 

    7. Die Rechnung wird nun der Buchhaltung übermittelt und kann unter Menü > Buchhaltung > Buchen > Rechnung erfassenweiter bearbeitet werden. Sehen Sie dazu den
      verwandten Artikel.

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Neue Zahlungsverbindungen, die ​​​​​​​durch das Importieren einer Rechnung mit QR-Code erfasst werden, werden automatisch mit allen Informationen im Institutionenstamm abgespeichert.

    Mehrere Dokumente gleichzeitig importieren

    1. Sie können auf die selbe Art, wie Ihnen oben erklärt wurde, auch mehrere Dokumente gleichzeitig importieren. Navigieren Sie hierfür ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang. 

    2. Wählen Sie die gewünschten Dateien an und ziehen Sie diese via Drag’n’Drop in die Schaltfläche des gewünschten Dienstes.

      image-20240708-124552.pngImage Added

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Nach dem Hochladen werden die Dokumente für einen kurzen Augenblick analysiert. In dieser Zeit erscheint anstelle des Bearbeiten-Symbols eine Sanduhr und das Dokument kann nicht bearbeitet werden.

    Manuelles Abbrechen der Dokumenten-Analyse

    1. Nach dem Sie ein Dokument hochgeladen haben, wird dieses analysiert und die Informationen, die über den QR-Code weitergeben werden, werden automatisch ins aventis übertragen. Wenn Sie sehr viele Dokumente auf einmal hochladen, kann die Analyse einige Zeit beanspruchen und die Rechenleistung Ihres Computers verlangsamen. Wenn Sie die Analyse abbrechen wollen, um die Daten manuell einzutragen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im gewünschten Dokument und wählen Sie QR-Analyse abbrechen an.

      image-20241007-110414.pngImage Added

    2. Dieses Symbol image-20240731-141928.pngImage Added zeigt Ihnen an, dass die Analyse abgebrochen wurde.

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