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Rechnungen können manuell erfasst und dazu ein Rechnungsdokument hinterlegt werden.
Detailbuchungen werden mit einer allfälligen Kostengutsprache oder einer Position aus dem Rahmenbudget verknüpft. Info
🔖 Übersicht
Neue Rechnung
Neue Rechnungen werden über die Maske Dokumenteneingang erfasst. Alle Infos dazu erhalten Sie im verwandten Artikel - Wie importiere ich ein Dokument im Dokumenteneingang korrekt?
Rechnung erfassen
Klicken Sie auf das Menü>Buchhaltung>Buchen>Rechnungen erfassen. Sie gelangen nun auf eine Dossier unspezifische Seite, welche auf der linken Seite einen speziellen Tree für die Buchhaltung aufweist.
Hier können Sie die bereits importieren Rechnungen einsehen. Aufgrund des Status können Sie erkennen welche Einträge neu sind.
Bei QR-Rechnungen werden die Daten aus dem Dokument ermittelt. Bei Rechnungen ohne QR-Code müssen mehr Informationen manuell erfasst werden.
Um eine Rechnung zu ergänzen klicken Sie auf den Button Bearbeiten.
Das separate Fenster Rechnung erfassen öffnet sich. Auf der linken Seite wird das Dokument angezeigt und rechts finden Sie die Rechnungsinformationen welche hier bearbeitet werden können.
Im Status Neu können noch alle Informationen verändert werden. Eine Ausnahme bilden die Felder Institution und Zahlungsverbindung sofern es sich um eine QR-Rechnung handelt, aus welcher die Daten direkt gelesen wurden.
Überprüfen Sie die Felder im Bereich Rechnungsinformationen und nehmen Sie bei Bedarf eine Änderung vor.
Wählen Sie im Bereich Überweisung den gewünschten Radio Button an, ob die Überweisung an Dritte oder die Klientschaft vorgenommen werden soll. Haben Sie Klientschaft angewählt, kann im Feld Zahlungsempfänger/in eine Zahladresse oder Barauszahlung angewählt werden.
Füllen Sie die restlichen Felder nach Bedarf aus.
Bei Rechnungen ohne QR-Code muss die Institution sowie die Zahlungsverbindung erfasst werden. Damit diese Angaben angewählt werden können, ist eine vorgängige Erfassung nötig. Gehen Sie dazu (todo)Wie hinterlege ich eine Zahlungsverbindung bei einer Institution/Fachperson? unter Verwandte Artikel
Hinweis
Hat die Rechnung den Status Neu können noch alle Informationen angepasst werden. Auch muss die Erfassung noch nicht vollständig sein, damit diese mit Status Neu gespeichert werden kann.
Im Bereich Zusammenfassung geben Sie den Rechnungstext und evtl. den Rechnungsbetrag ein. Der Status ist automatisch auf Neu und kann, wenn alles fertig erfasst ist, auf Zur Freigabe geändert werden. Dann steht die Rechnung bereit, damit die Sozialarbeiterin oder der Sozialarbeiter diese zur Zahlung freigeben kann (Hinweis auf Verwandte Artikel noch ergänzen - noch nicht vorhanden).
Hinweis
Erhält die Rechnung den Status Zur Freigabe können nicht mehr alle Felder verändert werden.
Wählen Sie den Status Abgelehnt, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Die Rechnung kann danach nicht mehr bearbeitet werden.
Nun werden im Bereich Detailbuchungen die entsprechenden Positionen erfasst.
Beim Eingabefeld Finanzierung haben Sie folgende Möglichkeiten:
Weitere Finanzierung
Eigenkompetenz
Wählen Sie Eigenkompetenz an, um eine Rechnung bis zu CHF 499.00 ohne weitere Bewilligung zu bezahlen.Neue Rückerstattung ganze UE oder
Neue Rückerstattung Klient/in
Sie haben die Möglichkeit direkt eine Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in zu erfassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag an und klicken danach auf den Button Rückerstattung erfassen (Weitere Informationen dazu unter (Todo)Wie verwalte ich eine Rückforderung? unter Verwandte Artikel).
Füllen Sie nun die Felder auf der rechten Seite für die Rückzahlung aus. Wird eine solche Rechnung dann importiert, wird automatisch eine Rückforderung mit Rückforderungstyp Vorschuss erstellt.
Kostengutsprachen
Es werden Ihnen hier alle vorerfassten Kostengutsprachen auf diesem Dossier vorgeschlagen. Wählen Sie bei Bedarf eine vorerfasste Kostengutsprachen an (Weitere Informationen dazu unter (todo)Wie erfasse ich eine Kostengutsprache? unter Verwandte Artikel).Rahmenbudget
Positionen aus dem Rahmenbudget welche auf Rechnung gestellt sind (Für weitere Informationen gehen Sie zu (todo)Wie verwalte ich die Zahlungsempfänger und Zahlungsmethoden im Rahmenbudget? unter Verwandte Artikel) werden Ihnen hier angezeigt und können angewählt werden.Das Feld kann auch leer gelassen werden und muss dann durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter noch ergänzt werden bei der Freigabe der Rechnung.
Geben Sie das Konto, die Periode, die Betrifft Person sowie den Betrag ein.
Um weitere Detailbuchungen zu erfassen, klicken Sie auf den Button + Detailbuchung erfassen.
Mittels Button Detailmaske öffnen haben Sie die Möglichkeit direkt ins Rahmenbudget der Klientin bzw. des Klienten zu navigieren.
Wurde eine Detailbuchung zu viel oder falsch erfasst, können Sie mit dem Button löschen den Eintrag wieder entfernen.
Sichern Sie danach Ihren Eintrag mit dem Button Speichern.
Verwandte Artikel
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