Comment saisir une facture ?

Nouvelle facture

1. Les nouvelles factures sont saisies via le masque Entrée des documents. Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans l'article connexe.

Saisir une facture

1. Cliquez sur menu > Gestion des dossiers > Paiements > Traiter les factures. Vous accédez alors à une page qui n'est pas spécifique à un dossier et qui présente sur la gauche une arborescence particulière pour la comptabilité. 
   

   

2.  Ici, vous pouvez consulter les factures déjà importées. En fonction du statut, vous pouvez identifier les nouvelles entrées.
   

   

3. Pour les factures QR, les données sont extraites du document. Dans le cas des factures sans code QR, davantage d'informations doivent être saisies manuellement.

4. Pour compléter une facture, cliquez sur le bouton Modifier.
   

   

5. La fenêtre séparée Saisir une facture s'ouvre. Le document est affiché à gauche et les informations de la facture peuvent être modifiées à droite.  
   

   

6. Au statut Nouveau, toutes les informations peuvent encore être modifiées. Exception faite des champs Institution et Coordonnées de paiement s'il s'agit d'une facture QR à partir de laquelle les données ont été lues directement.

7. Vérifiez les champs de la section Informations de la facture et apportez des modifications si nécessaire. Veillez à sélectionner la prestation correcte (ASE ou GVR).

8. Dans la zone Virement, sélectionnez le bouton d'option approprié, à savoir si le virement doit être effectué en faveur de Tiers ou du·de la·des Bénéficiaire·s. Si vous avez sélectionné Bénéficiaire·s, vous pouvez sélectionner une adresse de paiement ou un paiement en espèces dans le champ Bénéficiaire du paiement.

9. Complétez les champs restants au besoin. 

10. Pour les factures sans code QR, l’Institution ainsi que les Coordonnées de paiement doivent être introduites manuellement. Pour que ces informations puissent être sélectionnées, il est nécessaire de les saisir au préalable. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 

11. Dans la section Résumé, saisissez le Texte de la facture et, éventuellement, le Montant de la facture. Le statut est automatiquement Nouveau et peut être modifié en Pour libération lorsque tout est saisi. La facture est alors prête pour que l'assistant·e social·e puisse la libérer pour paiement. Vous trouverez des informations à ce sujet dans l'article connexe correspondant. 
    

12. Sélectionnez le statut Refusé si la facture ne doit pas être payée. La facture ne peut plus être modifiée par la suite. 
    

    

13. A présent, les positions correspondantes doivent être saisies dans la zone Ecritures détaillées.
    

    

14. Dans le champ de saisie Financement, vous avez les options suivantes:
     

    1. Financement

       • Compétence propre
         Sélectionnez Compétence propre pour payer une facture jusqu'à CHF 499.00 sans validation supplémentaire. 

       • Nouveau remboursement toute UA ou

       • Nouveau remboursement bénéficiaire
         Sie haben die Möglichkeit direkt eine Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in zu erfassen. Wählen Sie dazu den gewünschten Eintrag an und klicken danach auf den Button Rückerstattung erfassen.

       • Kostengutsprache
         Wurde eine Kostengutsprache hinterlegt, können Sie die dazugehörige Rechnung über die Kostengutsprache finanzieren. Dies gilt auch über eine Verwendungsperiode hinaus, entscheiden ist das Gültigkeitsdatum der Kostengutsprache.
         

         

         
         Füllen Sie nun die Felder auf der rechten Seite für die Rückzahlung aus. Wird eine solche Rechnung dann importiert, wird automatisch eine Rückforderung mit Rückforderungstyp Vorschuss erstellt. 
         

         

    2. Kostengutsprachen
       Es werden Ihnen hier alle vorerfassten Kostengutsprachen auf diesem Dossier vorgeschlagen. Wählen Sie bei Bedarf eine vorerfasste Kostengutsprachen an.

    3. Rahmenbudget
       Positionen aus dem Rahmenbudget welche auf Rechnung gestellt sind, werden Ihnen hier angezeigt und können angewählt werden.

    4. Das Feld kann auch leer gelassen werden und muss dann durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter noch ergänzt werden bei der Freigabe der Rechnung. 

15. Geben Sie das Konto, die Periode, die Betrifft Person sowie den Betrag ein. 

16. Um weitere Detailbuchungen zu erfassen, klicken Sie auf den Button + Detailbuchung erfassen. 

17. Wurde eine Detailbuchung zu viel oder falsch erfasst, können Sie mit dem Button Löschen den Eintrag wieder entfernen. 

18. Sichern Sie danach Ihren Eintrag mit dem Button Speichern.
    

Sammelrechnung erfassen

1. Um eine Sammelrechnung zu verarbeiten, gehen Sie zuerst wie bei der Erfassung einer einzelnen Rechnung vor. Wählen Sie die gewünschte Rechnung im Dokumenteneingang an und klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Im Dialog Dokument verarbeiten wählen Sie den Dokumente-Typ Rechnung an und als Dossier geben Sie eines der betroffenen Dossiers an.

2. Anschliessend navigieren Sie über Dossierführung > Zahlungen > Rechnungen bearbeiten zu den zu bearbeitenden Rechnungen.

3. Klicken Sie in der gewünschten Rechnung auf den Button Bearbeiten.

4. Im Dialog Rechnung erfassen wählen Sie bei den Rechnungsinformationen Sammelrechnung an.

    

   

    

5. Im unteren Bereich Detailbuchungen geben Sie nun alle Dossiers mit dem Entsprechenden Betrag ein. Mit dem Button +Detailbuchung erfassen können Sie weitere Leistungen für Dossiers erfassen.

    

   

    

6. Haben Sie alle betreffenden Dossiers mit den entsprechenden Leistungen eingetragen, klicken Sie auf Speichern.

7. Um die Zahlung freizugeben, wählen Sie in der Zusammenfassung den Status Zur Freigabe an, fühlen alle Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind aus und klicken auf Speichern.

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