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Wie eröffne ich ein neues Dossier?

Wie eröffne ich ein neues Dossier?

Owned by Solange Roncari (Deactivated), created
Last updated: May 21, 2025 by Joyce Gubler

Info

Das Dossier bildet die Basis für das weitere Arbeiten von der Fallführung bis hin zur Buchhaltung. Eröffnen Sie deshalb immer ein Dossier pro Klient/in. Dies gelingt in 5 Schritten.

Person suchen

  1. Navigieren Sie zum Menü und wählen Dossierführung > Dossier > Dossier eröffnen. Nun gelangen Sie in die Personensuche. Importieren Sie Personendaten aus dem Personenregister oder erfassen Sie die Daten manuell. Sie haben kein Personenregister hinterlegt? Dann klicken Sie auf den Button + Person manuell erfassen und lesen Sie im Kapitel 2 weiter.

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  2. In der Personensuche gelangen Sie zum Personenregister und können über die Felder: Name, Vorname, AHV-Nummer oder Geburtstag nach der gewünschten Person suchen. 

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Hinweis

Wenn Ihr System mit Geres konfiguriert ist, können Sie die Checkbox Geres anwählen, damit Sie in diesem Personenregister nach einer Person suchen können. ​​​​​​​

 

  1. Im Personenregister in der Spalte Dossiers, haben Sie die Möglichkeit via Direktlink auf das angezeigte Dossier zu navigieren. 

  2. In der Spalte Verlauf sehen Sie, ob für die betreffende Person bereits einmal ein Dossier eröffnet wurde. Klicken Sie auf das Verlaufssymbol, um den Verlauf der Unterstützungsleistungen einzusehen.

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  1. Sie haben die Möglichkeit eine vergangene Leistung mit dem Symbol Öffnen einzusehen, sofern Sie die nötige Berechtigung besitzen.

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Person manuell erfassen

  1. ​​Erfassen und ergänzen Sie die Daten manuell in den entsprechenden Feldern.​​​​​​​

  2. Beachten Sie, unter dem Bereich Kommunikation muss mindestens ein Feld ausgefüllt sein. 

  3. Im Bereich Adresse ist das Gültig von Datum, das Datum des Einzugs an dieser Adresse.

  4. Haben Sie alle vorhandenen Daten eingetragen? Klicken Sie auf den Button Person übernehmen.

     

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Hinweis

Das Geburtsdatum muss erfasst sein, damit ein Rahmenbudget generiert werden kann. Ohne Geburtsdatum, kein Rahmenbudget.

Haushalt definieren

  1. Um den Haushalt korrekt zu definieren, wählen Sie aus, welche Haushaltsmitglieder Sie Übernehmen, Anonym Übernehmen oder Nicht übernehmen. 

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Hinweis

Budgetrelevante Personen, welche zukünftig die Haushaltsgrösse und damit die Unterstützungseinheit mitprägen, müssen zwingend übernommen werden. ​​​​​​​

 

  1. Sobald der Haushalt komplett ist, navigieren Sie zum Button Haushalt übernehmen. 

Zuständigkeit zuweisen

  1. Wählen Sie unter Zuständigkeit Sozialarbeit und unter Zuständigkeit Sachbearbeitung mindestens ein + Team (Pflichtfeld). Wählen Sie optional noch + Sozialarbeiter/in und/oder + Sachbearbeiter/in. 

  2. Bei Zuständigen Gemeinde wird die Wohngemeinde aus den Personendaten als Vorschlag übernommen. Ist der Wohnort nicht gleich zuständige Gemeine, muss diese hier neu ausgewählt werden. 

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  3. Klicken Sie nun auf den Button Personen zuweisen.

  4. Der/Die zugewiesene Sozialerbeiter/in erhält danach eine Benachrichtigung.

Dossier eröffnen

  1. ​​​​​​​Benennen Sie bei Bedarf die Dossierbezeichnung um, indem Sie direkt in das Eingabefeld Dossierbezeichnung navigieren und den Vorschlag überschreiben.

  2. Im Feld Eröffnet am erscheint das aktuelle Datum. Mit dem Icon Kalender können Sie auch ein anderes Datum auswählen oder direkt den Datumsvorschlag überschreiben.

  3. Im Dropdown-Feld Dossiersprache können sie zwischen den Sprachen Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch auswählen. 

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Hinweis

Die Dossiersprache steuert die Sprache der automatisch generierten Dokumente in der Fallführung.

 

  1. Danach klicken Sie auf den Button Dossier eröffnen, um das Dossier anzulegen.

  2. Ihr/e Klient/in finden Sie nun in der Dossierliste. ​​​​​​​Ihnen wird automatisch die Wohnsituation der neu erfassten Klientschaft angezeigt. Wir empfehlen Ihnen mit der detaillierten Erfassung der Wohnsituation fortzufahren. Mehr dazu finden Sie im verwandten Artikel.

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