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Wie verwalte ich die Zahlungsverbindung im Dossier?

Wie verwalte ich die Zahlungsverbindung im Dossier?

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Last updated: Sept 12, 2024 by Joyce Gubler
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Info

Um eine elektronische Zahlungen zu veranlassen, muss mindestens eine aktuelle und bewilligte Zahlungsverbindung pro Klient hinterlegt sein. 

Hier erfahren Sie, wie Sie inländische/ausländische Zahlungsverbindungen im Dossier korrekt erfassen, als Haupt-Zahlungsadresse festlegen und zur Bewilligung weiterleiten können. 

Zahlungsverbindungen pro Person erfassen

  1. Um eine neue Zahlungsverbindung bei einer Person zu erfassen, navigieren Sie in die Dossiersuche und geben das gewünschte Klientendossier ein. Danach navigieren Sie in die Klientschaft > Person anklicken > öffnen Sie nun den Erweiterungsbereich Zahlungsverbindungen.

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  2. Navigieren Sie nun zum Button Bearbeiten im Bereich der Zahlungsverbindungen, um einen neuen Eintrag zu generieren. Danach klicken Sie auf den Button + Zahlungsverbindung erfassen. Danach geben Sie als erstes die IBAN Nummer ein. 

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  3. Die Eingabefelder der Zahlungsverbindung öffnen sich. Das Eingabefeld Kontoinhaber/in* wird automatisch mit der Person abgefüllt. Als Adresse wird Ihnen die erfasste Wohnadresse vorgeschlagen, bei Bedarf oder Umzug können Sie diese jederzeit abändern. Der Ort muss zwangläufig erfasst werden, damit die Zahlungen von der Bank akzeptiert werden. Ergänzen Sie die Zahlungsverbindung mit Gültig von und Gültig bis Datum und falls vorhanden können Sie zusätzlich über die Schaltfläche Datei hierhin ziehen oder klicken ein Dokument hinterlegen. 

     

  4. Sichern Sie den Eintrag mit dem Button Speichern ab. 

  5. Sie können mit dem Button + Zahlungsverbindung auch noch weitere Einträge hinterlegen. 

Zahlungsverbindungen zur Bewilligung

  1. Damit die Zahlungsverbindung für die elektronischen Zahlungsverkehr verwendet werden kann, muss die neue Zahlungsverbindung via Bewilligungsworkflow im 4-Augen-Prinzip zur Genehmigung beantragt werden.​​​​​​​

  2. Nach einer Neuerfassung klicken Sie auf den Button Bewilligung öffnen. Der Bewilligungsworkflow/Antragsübersicht öffnet sich auf der rechten Seite in aventis.

  3. Klicken Sie nun auf den Button Anfragen.

  4. Sie können der Anfrage zusätzlich eine Bemerkung zufügen, indem Sie auf den Button Bemerkung bearbeiten klicken. 

  5. Die Zahlungsverbindung gilt als genehmigt, wenn der Bewilligungsworkflow bis zum Punkt Bewilligung abgeschlossen durchgelaufen ist.

  6. Um den Status in der Antragsübersicht eine Zahlungsverbindung in einem Dossier zu überprüfen, navigieren Sie ins Dossier > Klientschaft > Zahlungsverbindungen.

  7. Klicken Sie in der gewünschten Zahlungsverbindung auf den Button Bewilligung öffnen, nun öffnet sich die Antragsübersicht. 

Hinweis

Eine IBAN-Nummer kann in einem Unterstützungszeitraum nur einmal verwendet werden. Gibt ein weitere Person in einer anderen Unterstützungseinheit die selbe IBAN-Nummer an, wie Sie bereits bei jemandem verwendet wird, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Getrennte Paare, die beide unterstützungsbedürftig sind, können bspw. nicht mehr ein gemeinsames Konto nutzen.

Zahlungsverbindungen mutieren

  1. Navigieren Sie in die Dossiersuche und geben das gewünschte Klientendossier ein. Danach navigieren Sie in die Klientschaft > Person anklicken > öffnen Sie nun den Erweiterungsbereich Zahlungsverbindungen.

  2. Klicken Sie nun auf den Button Bearbeiten um die bestehende Zahlungsverbindung zu mutieren.

  3. Ergänzen und/oder mutieren Sie den Eintrag und speichern Sie danach wieder. 

Erfassen von ausländischen Zahlungsverbindung

  1. Um eine ausländische Zahlungsverbindung im Dossier zu erfassen, navigieren Sie zum Dossier > Klientschaft > wählen die gewünscht Person, danach navigieren Sie ins Widget Zahlungsverbindungen. 

  2. Klicken Sie auf den Button + Zahlungsverbindung erfassen.

  3. Geben Sie die ausländische IBAN Nummer korrekt ein und klicken Sie danach auch den Button Zahlungsverbindung erfassen.

  4. Danach öffnet sich das Fenster mit den Zahlungsverbindungsdetails. Bei den ausländischen Zahlungsverbindungen ist die BIC/SWIFT Nummer ein Pflichtfeld und muss von Ihnen als Erfasser eingeben werden. Füllen Sie ebenfalls die PLZ, Ort, Land und ein Gültig von Datum aus. 

  5. Speichern Sie Ihren Eintrag danach ab. 

  6. Um den Eintrag danach wieder zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Bearbeiten. Danach öffnet sich das Fenster wieder. 

Haupt-Zahlungsverbindung festlegen

  1. Um eine Zahlungsverbindung als Haupt-Zahlungsverbindung festzulegen, navigieren Sie in die Dossiersuche und geben das gewünschte Klientendossier ein. Danach navigieren Sie in die Klientschaft > Person anklicken > öffnen Sie nun den Erweiterungsbereich Zahlungsverbindungen.

  2. Navigieren Sie auf den Button Menü der gewünschten Zahladresse und klicken Sie auf die Funktion Als Haupt-Zahlungsverbindung festlegen.

     

  3. Danach erhält die Haupt-Zahladresse der Klientin/des Klienten ein Stern-Symbol und gilt als Standardvorschlag bei Zahlungsfunktionen. 

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