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Wie erstelle ich eine Dokumentvorlage?

Wie erstelle ich eine Dokumentvorlage?

Owned by Sara Huber, created
Last updated: Dec 05, 2024 by Joyce Gubler
4 min read

Info

Erfassen Sie für Ihren Dienst Dokumentenvorlagen, so dass alle die gleichen Vorlagen mit Hilfe von Platzhaltern (Addins) verwenden können.

Dieser Artikel hilft Ihnen eine Wordvorlage zu erstellen, in aventis einzubinden und im Nachhinein auch wieder zu bearbeiten. 

Wordvorlage erstellen

  1. Bevor Sie eine neue Wordvorlage in aventis einbinden, muss diese vorgängig in Word erstellt und mit gewünschten Platzhaltern (Addins) versehen werden. 

  2. Öffnen Sie Ihr Word und stellen Sie sicher, dass Sie das aventis Addin (Template Editor) vorfinden. Falls Sie noch kein Addin besitzen, muss dies von einem Administrator für Ihren Benutzer einmalig eingerichtet werden. 

    image-20240606-112830.png

  3. Verfassen Sie nun den fixen Text und geben dort Platzhalter ein, wo es zukünftig Daten aus aventis abfüllen soll. 

Hinweis

Achten Sie darauf, wie beim regulären Verfassen von Texten, dass sie vor und nach Platzhaltern jeweils die Abstände eingeben.
Sobald Sie auf den Button Template Editor klicken, öffnet sich ein Fenster links neben Ihrer Wordvorlage mit zur Verfügung gestellten Datenabfragen aus aventis. 

 

  1. Grenzen Sie ihre Suche mit Hilfe des Dropdowns Verwendungskontext und dem Suchfeld ein. Sobald Sie ihren gewünschten Platzhalter ausgewählt haben, klicken Sie auf Feld einfügen Stellen Sie vorher sicher, dass sie mit dem Cursor an der richtigen Stelle in Ihrem Text sind.

    image-20240606-112848.png

  2. Der Platzhalter ist in der Dokumentenvorlage zu erkennen mit Klammern, zum Beispiel die (Anreden). 

  3. Stellen Sie Ihre Vorlage fertig, indem Sie den fixen Text und alle gewünschten Platzhalter einfügen. 

  4. Sobald Sie fertig sind mit Ihrer Vorlage, speichern Sie die Wordvorlage als dotx-Datei an einem dafür geeigneten Ort ab. 

 

 

Wordvorlage in aventis einbinden

  1. Um eine Vorlage in aventis einzubinden, navigieren Sie zum Menü > Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen erfassen. 

  2. Hier finden Sie das Übersichtfenster von sämtlichen bereits erfassten Vorlagen.

  3. Klicken Sie nun auf den Button + Vorlage erfassen. 

  4. Das Eingabefenster Vorlage erfassen öffnet sich. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Vorlage mit Informationen zu versehen. Geben Sie nun eine Vorlagebezeichnung, einen Verwendungszweck, eine Vorlagesprache, wenn möglich ein Gültig von und Gültig bis Datum und falls nötig eine Erläuterung/Fachhilfe. Geben Sie zwingend eine Dossierregion ein.  

  5. Sind die Informationen definiert, holen Sie Ihre vorbereitete Vorlage via Schaltfläche Datei hierhinziehen oder klicken. 

  6. Danach speichern Sie ihren Eintrag ab. 

  7. Die Vorlage ist nun für die definierte Dossierregion verfügbar. 

  8. Testen Sie vorerst Ihre Vorlage, indem Sie ein Dokument bei einem Klienten/ bei einer Klientin erstellen und prüfen Sie, ob all Ihre gewünschten Addins abgefüllt werden. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Verwandte Artikel.

Dokumentvorlage bearbeiten

  1. Vorlagen müssen ständig angepasst werden. Um eine bestehende Vorlage aus aventis zu editieren, navigieren Sie zum Menü > Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen erfassen. In der Maske suchen Sie mit Hilfe des Suchfeldes nach der gewünschten Vorlage. Dann klicken sie bei der ausgewählten Vorlage auf den Button Bearbeiten.

  2. Das Fenster Vorlage erfassen öffnet sich. Hier können Sie die Vorlageinformationen anpassen. Um den Inhalt der Vorlage zu bearbeiten, klicken Sie auf die blau gekennzeichnet dotx- Datei. 

  3. Die Wordvorlage öffnet sich. Nehmen Sie nun Ihre Anpassungen vor und speichern Sie danach die Vorlage wieder ab. 

  4. Um zu prüfen, ob Ihre Änderungen funktionieren, erstellen Sie ein entsprechendes Dokument bei einem Dossier. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Verwandte Artikel. 

 

Dokumentvorlage löschen

Hinweis

Vorlagen können nur gelöscht werden, solange Sie noch nicht verwendet wurden. Wurde eine Vorlage bereits in einem Dossier verwendet, können Sie mit dem Button Vorlage löschen die Gültigkeit der Vorlage beenden, somit kann diese nicht mehr neu generiert werden. Die alten Vorlagen können Sie aber noch im Vorlage-Katalog sehen.

  1. Um eine Dokumentenvorlage zu löschen, navigieren Sie über das Menü auf Konfiguration > Vorlagen > Vorlagen verwalten.

     

  2. Klicken sie in der Vorlage, die Sie löschen wollen, auf das Drei-Punkte-Menü und anschliessend auf Vorlage löschen.

     

  3. Falls die Vorlage noch nie verwendet wurde, bestätigen Sie ihre Aktion mit dem Button Löschen, um die Vorlage definitiv zu löschen.

     

  4. Wurde die Vorlage hingegen schon verwendet, bleibt die Vorlage in der Vorlagenübersicht, Sie sehen jedoch die beendete Gültigkeit in der gleichnamigen Spalte.

     

 

Nur gültige Vorlagen anzeigen

  1. In der Maske Vorlagen verwalten finden Sie alle Vorlagen, die aktuell gültig sind und die, die bereits verwendet wurden, aber nicht mehr gültig sind. Um nur die aktuell gültigen zu sehen. Wählen Sie im Filterbereich Nur aktuell gültige Vorlagen anzeigen an.

     

 

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