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Falls Sie einem Klienten oder einer Klientin eine Vorschuss auszahlen müssen, können Sie dies über die Aufteilung einer Zahlung machen oder über eine Rechnung. In diesem Artikel erklären wir Ihnen die zwei Varianten.
🔖 Übersicht
Vorschuss erfassen durch Zahlungsaufteilung
Um einen Vorschuss zu erfassen und für die Auszahlung freizugeben, navigieren Sie im Dossier auf Wirtschaftliche Sozialhilfe > Zahlungen. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü der kommenden GBL-Zahlung und anschliessend auf Zahlung bearbeiten / aufteilen.
Klicken Sie im Dialog auf + Zahlung erfassen.
Geben Sie in der neuen Zeile das Fälligkeitsdatum für den Vorschuss ein und wählen Sie eine Zahlungsverbindung. Um die Aufteilung der Zahlung zu deklarieren, können Sie im Feld Mitteilung z.B. “Vorschuss” eingeben. Geben Sie schliesslich noch den Betrag des Vorschusses ein.
Korrigieren Sie den Betrag der ursprünglichen Zahlung um den Betrag des Vorschusses. In unserem Beispiel müssen wir von der ursprüngliche Zahlung CHF 200.- abziehen, damit Sie das bewilligte Rahmenbudget nicht überziehen. Erst wenn der unverteilte Zahlungsbetrag CHF 0.- ist, können Sie die Zahlung speichern.
Klicken Sie dazu auf Speichern.
Fahren Sie wie gewohnt mit dem Freigeben der Zahlung fort, um de Vorschuss für die Weiterverarbeitung durch die Buchhaltung freizugeben. Mehr dazu finden Sie auch in verwandten Artikeln.
Vorschuss erfassen anhand Rechnung
Alternativ zur oben beschriebenen Variante können Sie auch eine Rechnung für den Vorschuss ausstellen und als Finanzierung die Rückerstattung durch den Klienten/die Klientin auswählen. Erfassen Sie dafür wie gewohnt eine Rechnung über den Dokumenteneingang. Mehr dazu finden im verwandten Artikel.
Anschliessend navigieren Sie über das Menü auf Dossierführung > Zahlungen > Rechnungen bearbeiten.
Klicken Sie auf Bearbeiten in der Zeile der Vorschuss-Rechnung.
Der Dialog Rechnung erfassen öffnet sich. Scrollen Sie zu den Detailbuchungen runter, vervollständigen Sie die nötigen Informationen und wählen Sie unter Finanzierung entweder Neue Rückerstattung ganze UE oder Neue Rückerstattung Klient/in.
Bestätigen Sie ihre Angaben in dem Sie auf Speichern und zur nächsten Rechnung klicken.
Geben Sie die Rechnung für die Buchhaltung zur weiteren Bearbeitung frei, indem Sie im Dialog Rechnung erfassen den Status auf Zur Freigabe ändern und auf Speichern und Schliessen klicken. Weitere Informationen dazu finden Sie im verwandten Artikel.
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