Wie gebe ich Zahlungen für die Buchhaltung frei?

Info

Sobald der Leistungsentscheid und die entsprechende Verwendungsperiode freigegeben wurden, werden im Hintergrund die vorbereiteten Zahlungen gemäss Rahmenbudget pro Monat generiert (Vorbuchungen).

Danach sind die Zahlungen bereit für die elektronische Freigabe und die Weiterverarbeitung für die Buchhaltung.

Mit diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als fallführende Person, die Zahlungen pro Dossier korrekt freigeben und die ausgeführten Zahlungen in nachhinein einsehen.

Zahlungen freigeben

Um die erfassten Zahlungen pro Dossier freizugeben, navigieren Sie zum Menü > Dossierführung > Zahlungen > Zahlungen freigeben. Das Fenster Zahlungen freigeben öffnet sich und Sie erhalten eine Auflistung sämtlich generierter Zahlungen Ihrer zuständigen Dossiers.
Diese Maske ist auch direkt über das einzelne Dossier unter Wirtschaftliche Sozialhilfe > Zahlungen auffindbar. Allerdings werden über diesen Weg nur die Zahlungen des aktuellen Dossiers angezeigt und nicht alle zuständigen Dossiers der Sozialarbeiterin/des Sozialarbeiters.
Das Fenster Zahlungen freigeben öffnet sich. In der Auflistung erhalten Sie Informationen zum Status der Zahlungen, Dossiername, Zuständigkeit Sozialarbeit, die Anzahl der enthaltenen Zahlungen, Freigabe Verwendungsperiode und den Total Betrag.
Sobald Zahlungen existieren, für die keine gültige Freigabe der Verwendungsperiode existieren, erhalten Sie einen Hinweis. Diese Zahlungen können nicht mit der Maus aktiviert und freigegeben werden.
Sie haben nun entweder die Möglichkeit direkt mittels Button Freigabe Verwendungsperiode im Hinweisbereich ins Rahmenbudget des Dossiers zu wechseln oder im Menüpunkt die Funktion Freigabe Verwendungsperiode zu öffnen. (aventis öffnet einen zusätzlichen Tab im Browser): Wie Sie die Verwendungsperiode korrekt freigeben erfahren Sie unter Verwandte Artikel.
Sind alle Verwendungsperioden freigegeben sind Sie bereit für die Freigabe. Mit der Pfeiltaste gelangen Sie in die Detailzahlungen des Dossiers und können diese im Detail einsehen und dort Alle Zahlungen freigeben, abschliessen und weiter klicken oder einzelnen Zahlungen aktivieren und die Auswahl freigeben.
Sobald Sie mit der Bearbeitung des Dossiers fertig sind, können Sie den Toggle Dossier bearbeitet aktivieren. Mit dem Button Zurück zur Übersicht Dossiers gelangen Sie wieder in die allgemeine Maske Zahlungen freigeben.
Wieder zurück in der Maske Zahlungen freigeben, aktivieren Sie mit der Maus alle Zahlungen, welche Sie weiter freigeben möchten und klicken Sie danach auf den Button Auswahl freigeben. Entweder machen Sie die Freigabe jeweils direkt aus der Maske Zahlungen freigeben oder Sie klicken zuerst mit der Pfeiltaste in die Details des Dossiers. Das Resultat und die Funktionen sind in beiden Masken die gleichen.
Nach der Freigabe erhalten die Zahlungen den Status Bearbeitet und können nun in einem nächsten Schritt von der Buchhaltung weiter verarbeitet werden.

Status Zahlungen einsehen

Um den Status einzelner Zahlungen pro Dossier einzusehen, navigieren Sie zur Dossiersuche > Dossiername > Wirtschaftliche Sozialhilfe > Zahlungen. Das Fenster Zahlungen freigeben öffnet sich.
Die Maske lässt sich auch über das Menü > Dossierführung > Zahlungen > Zahlungen freigeben öffnen. Für den Status der Zahlung müssen Sie aber auf die Pfeiltaste klicken.
Hier finden Sie drei Register:
- Freizugebene Zahlungen (Zahlungen, welche vorbereitet sind und von der sozialarbeitenden Person zur Bearbeitung bereit stehen)
- Freigegebene Zahlungen (Zahlungen, welche von der sozialarbeitenden Person bereits freigegeben wurden und bereit sind zur elektronischen Auszahlung)
- Ausgeführte Zahlungen (Zahlungen, welche von der Buchhaltung übernommen und allenfalls der Bank zur elektronischen Übermittlung erteilt wurden.

Hinweis

Barauszahlungen befinden sich nach der Freigabe automatisch in der Maske Ausgeführte Zahlungen und können nicht mehr zurückgesetzt werden.

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