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InfoLe traitement des dossiers génère une grande quantité de documents. Vous apprendrez ici comment traiter correctement les documents scannés ou les factures dans l’entrée des documents. |
🔖 Aperçu
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Importer un document et le traiter correctement
Naviguez dans le menu > Dossier > Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer Glisser et déposer le fichier ici ou cliquer iciet récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Drag'n'Drop Glisser & Déposer pour déplacer le document vers le bouton.
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HinweisWenn Sie auf mehrere Dienste eine Berechtigung besitzen, haben Sie für jeden Dienst eine eigene Schaltfläche, in welche Sie Dokumente hineinziehen können. So können Sie die Dokumente auch gleich in mehreren Diensten ablegen. RemarqueSi vous avez des droits sur plusieurs services, vous disposez d'un bouton distinct pour chaque service, dans lequel vous pouvez faire glisser des documents. Ainsi, vous pouvez également déposer les documents dans plusieurs services. |
Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Le bouton Modifier est gris clair et vous recevez une astuce d'outil Vous voyez un sablier pendant ce temps et une notification correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.
Si vous souhaitez n'afficher que certains documents, vous pouvez filtrer l'entrée des documents selon les critères Ajouté et Type de document.
Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton TraiterModifier. La fenêtreTraiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.
Choisissez untype Type de document (lieu d'archivaged’enregistrement), un dossier et un thème.
Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant. En cliquant sur Vers le document suivant, vous pouvez passer au document suivant .
Mehrere Dokumente gleichzeitig importieren
Sie können auf die selbe Art, wie Ihnen oben erklärt wurde, auch mehrere Dokumente gleichzeitig importieren. Navigieren Sie hierfür ins Menü > Dossierführung > Dossier > Dokumenteneingang.
Wählen Sie die gewünschten Dateien an und ziehen Sie diese via Drag’n’Drop in die Schaltfläche des gewünschten Dienstes.
sans traiter le document actuel. Si vous cliquez sur Enregistrer et fermer, les données sont enregistrées, mais le document n'est pas encore traité.
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RemarqueLes boutons Traiter et passer au document suivan et Vers le document se réfèrent aux documents que vous avez filtrés. |
Importer une facture et la traiter correctement
Naviguez dans le menu > Traitement des dossiers > Dossier > Réception Entrée des documents.
Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Déplacer Glisser et déposer le fichier ici ou cliquer ici et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Drag'n'DropGlisser & déposer.
Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier.
La fenêtre Modifier Traiter le documents'ouvre.
Les informations telles que le type de document, le dossier, payable par, IBAN, payable à, le numéro de référence, les informations supplémentaires et le montant de la facture sont automatiquement fournies et remplies à partir du code QR.
Contrôlez les données. Si nécessaire, choisissez une personne dans le champ
Choisir le/·la bénéficiaire. (pas d'indication= tous)
Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.
La facture est maintenant transmise à la comptabilité et peut être traitée sous Menu > Comptabilité > Comptabiliser > Saisir la facture. Voir à ce sujet l'article : Comment saisir une facture ?
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RemarqueDe nouvelles coordonnées de paiement ajoutées par l'importation d'une facture avec un code QR sont automatiquement enregistrées avec toutes les informations dans la base de données des institutions. |
Importer plusieurs documents en même temps
Vous pouvez également importer plusieurs documents en même temps, de la même manière que nous l'avons expliqué ci-dessus. Pour cela, allez dans le menu > Gestion des dossiers > Dossier > Entrée des documents.
Sélectionnez les fichiers souhaités et déplacez-les par Glisser & déposer vers le bouton du service souhaité.
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RemarqueAprès le téléchargement, les documents sont analysés un bref instant. Pendant ce temps, un sablier apparaît à la place de l'icône Modifier et le document ne peut pas être modifié. |
Annulation manuelle de l'analyse des documents
Une fois que vous avez téléchargé un document, celui-ci est analysé et les informations transmises via le code QR sont automatiquement transférées dans aventis. Lorsque vous téléchargez un grand nombre de documents à la fois, l'analyse peut prendre un certain temps et ralentir la performance de votre ordinateur. Si vous souhaitez interrompre l'analyse pour entrer les données manuellement, cliquez sur le menu à trois points dans le document concerné et sélectionnez Annuler l'analyse QR.
Ce symbole
vous indique que l'analyse a été interrompue.
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