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Le traitement des dossiers génère une grande quantité de documents.

Vous apprendrez ici comment traiter correctement les documents scannés ou les factures dans l’entrée des documents.

🔖 Aperçu

Table of Contents
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excludeÜbersicht|Info|Hinweis|Warnung|Aperçu|Information|Remarque|Avertissement
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Importer un document et le traiter correctement

  1. Naviguez dans le menu > Dossier > Entrée des documents. Pour importer manuellement un nouveau document, soit vous cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer le fichier ou en cliquant cliquer iciet récupérez le document à l'endroit où il a été enregistré, soit vous utilisez la fonction Glisser & Déposer pour déplacer le document vers le bouton.

    image-20240513-160336.pngImage Removedimage-20240917-070430.pngImage Added

    image-20240513-160420.pngImage Removedimage-20241007-111307.pngImage Added

    image-20240513-160452.pngImage Removed

Panel
panelIconIdatlassian-note
panelIcon:note:
bgColor#DEEBFF

Remarque

Si vous avez des droits sur plusieurs services, vous disposez d'un bouton distinct pour chaque service, dans lequel vous pouvez faire glisser des documents. Ainsi, vous pouvez également déposer les documents dans plusieurs services.

  1. Pendant que le document est importé et analysé, il n'est pas possible de l'éditer pendant un court moment. Le bouton Modifier est gris clair et vous voyez Vous voyez un sablier pendant ce temps et une notification correspondante. Patientez un petit instant, puis vous pouvez continuer à traiter le document.

    image-20240513-160526.pngImage Removedimage-20241007-111632.pngImage Added

     

  2. Si vous souhaitez n'afficher que certains documents, vous pouvez filtrer l'entrée des documents selon les critères Ajouté et Type de document.

    image-20241007-114431.pngImage Added

  3. Pour traiter un document importé, cliquez sur le bouton Modifier. La fenêtreTraiter le document s'ouvre ensuite. Sur le côté gauche se trouve l'affichage du document, et sur le côté droit, vous complétez le document avec des informations détaillées afin de le traiter correctement.

    image-20240513-160620.pngImage Removedimage-20241007-111809.pngImage Added

  4. Choisissez unType de document (lieu d’enregistrement), un dossier et un thème.

  5. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.

Importer plusieurs documents en même temps

  • Vous pouvez également importer plusieurs documents en même temps, de la même manière que nous l'avons expliqué ci-dessus. Pour cela, allez dans le menu > Gestion des dossiers > Dossier > Entrée des documents.

    • Sélectionnez les fichiers souhaités et déplacez-les par Glisser & déposer vers le bouton du service souhaité.

    image-20240708-130114.pngImage Removed

    1. En cliquant sur Vers le document suivant, vous pouvez passer au document suivant sans traiter le document actuel. Si vous cliquez sur Enregistrer et fermer, les données sont enregistrées, mais le document n'est pas encore traité.

  • Dieses Symbol image-20240731-141928.pngImage Removed zeigt Ihnen an, dass die Analyse abgebrochen wurde.

    • Panel
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    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Hinweis

    Nach dem Hochladen werden die Dokumente für einen kurzen Augenblick analysiert. In dieser Zeit erscheint anstelle des Bearbeiten-Symbols eine Sanduhr und das Dokument kann nicht bearbeitet werden.

    Manuelles Abbrechen der Dokumenten-Analyse

    Nach dem Sie ein Dokument hochgeladen haben, wird dieses analysiert und die Informationen, die über den QR-Code weitergeben werden, werden automatisch ins aventis übertragen. Wenn Sie sehr viele Dokumente auf einmal hochladen, kann die Analyse einige Zeit beanspruchen und die Rechenleistung Ihres Computers verlangsamen. Wenn Sie die Analyse abbrechen wollen, um die Daten manuell einzutragen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü im gewünschten Dokument und wählen Sie QR-Analyse abbrechen an.

    image-20240731-141801.pngImage Removed

    Remarque

    Les boutons Traiter et passer au document suivan et Vers le document se réfèrent aux documents que vous avez filtrés.

    Importer une facture et la traiter correctement

    1. Naviguez dans le menu > Traitement des dossiers > Dossier > Entrée des documents.

      image-20240513-160656.pngImage Removed

      image-20240917-070430.pngImage Added

    2. Pour importer une nouvelle facture, cliquez directement avec la souris sur le bouton Glisser et déposer le fichier ou en cliquant cliquer ici et récupérez la facture scannée à l'endroit où elle a été enregistrée, ou encore faites glisser la facture vers le bouton à l'aide de la fonction Glisser & déposer.

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    3. Les factures avec un code QR contiennent déjà des informations importantes qui sont automatiquement remplies lors de l'importation. Dès que la facture scannée est affichée dans la réception de documents, cliquez sur le bouton Modifier. 
      La fenêtre Traiter le document s'ouvre.

      image-20240513-163031.pngImage Removed

      image-20241007-111947.pngImage Added

    4. Les informations telles que le type de document, le dossier, payable par, IBAN, payable à, le numéro de référence, les informations supplémentaires et le montant de la facture sont automatiquement fournies et remplies à partir du code QR.

    5. Contrôlez les données. Si nécessaire, choisissez une personne dans le champ

      Choisir le·la bénéficiaire. (pas d'indication= tous)

    6. Cliquez ensuite sur le bouton Traiter et passer au document suivant.

    7. La facture est maintenant transmise à la comptabilité et peut être traitée sous Menu > Comptabilité > Comptabiliser > Saisir la facture. Voir à ce sujet l'article : Comment saisir une facture ?

    Panel
    panelIconIdatlassian-note
    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Remarque

    De nouvelles coordonnées de paiement ajoutées par l'importation d'une facture avec un code QR sont automatiquement enregistrées avec toutes les informations dans la base de données des institutions.

    Importer plusieurs documents en même temps

    1. Vous pouvez également importer plusieurs documents en même temps, de la même manière que nous l'avons expliqué ci-dessus. Pour cela, allez dans le menu > Gestion des dossiers > Dossier > Entrée des documents.

    2. Sélectionnez les fichiers souhaités et déplacez-les par Glisser & déposer vers le bouton du service souhaité.

      image-20240708-130114.pngImage Added

    Panel
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    panelIcon:note:
    bgColor#DEEBFF

    Remarque

    Après le téléchargement, les documents sont analysés un bref instant. Pendant ce temps, un sablier apparaît à la place de l'icône Modifier et le document ne peut pas être modifié.

    Annulation manuelle de l'analyse des documents

    1. Une fois que vous avez téléchargé un document, celui-ci est analysé et les informations transmises via le code QR sont automatiquement transférées dans aventis. Lorsque vous téléchargez un grand nombre de documents à la fois, l'analyse peut prendre un certain temps et ralentir la performance de votre ordinateur. Si vous souhaitez interrompre l'analyse pour entrer les données manuellement, cliquez sur le menu à trois points dans le document concerné et sélectionnez Annuler l'analyse QR.

      image-20241007-112253.pngImage Added

    2. Ce symbole image-20240731-141928.pngImage Added vous indique que l'analyse a été interrompue.

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