Wie gebe ich Rechnungen frei?
- Franziska Rieder
- Joyce Gubler
Info
Rechnungen werden im aventis vorerfasst und können danach durch die Sozialarbeiterin bzw. den Sozialarbeiter freigegeben oder abgelehnt werden.
Es ist auch möglich, diese zur Nachbesserung wieder zurück an die Sachbearbeitung zu geben.
Rechnung freigeben, ablehnen oder zurück zur Nachbesserung
Um die erfassten Rechnung pro Dossier freizugeben, navigieren Sie zum Menü > Dossierführung > Zahlungen > Zahlungen freigeben. Das Fenster Zahlungen freigeben öffnet sich und Sie befinden sich auf dem Register Zahlungen.
Diese Maske ist auch direkt über das einzelne Dossier unter Wirtschaftliche Sozialhilfe > Zahlungen auffindbar. Allerdings werden über diesen Weg nur die Zahlungen des aktuellen Dossiers angezeigt und nicht alle zuständigen Dossiers der Sozialarbeiterin/des Sozialarbeiters.Wechseln Sie nun auf das Register Rechnungen.
Hier sehen Sie alle vorerfassten Rechnungen. Bei Bedarf können Sie einen Filter setzen.
Klicken Sie auf den Button Detailansicht ganz hinten.
Der Dialog Rechnungen freigeben wird geöffnet. Auf der linken Seite können Sie die eingescannte Rechnung sehen und links finden Sie alle Informationen zu der Rechnung. Scrollen Sie nach unten um die Detailbuchungen zu sehen.
Prüfen Sie die Detailbuchungen.
Wenn Sie die Details überprüft haben, gibt es folgende Möglichkeiten:
Wenn alles korrekt ist und die Rechnung zur Zahlung frei gegeben werden soll, klicken Sie den Button Freigeben an. Bitte beachten Sie, dass je nach Organisation Ihres Dienstes, eine andere Person die Rechnung freigeben muss, als die, die die Rechnung erfasst hat.
Muss etwas korrigiert werden, klicken Sie auf den Button zur Nachbesserung. Hier muss zusätzlich das Eingabefeld Kommentar ausgefüllt werden, damit die Sachbearbeitung weiss, was korrigiert werden muss (weitere Infos dazu im Verwandte Artikel). Die Person welche die Erfassung vorgenommen hat, erhält eine Benachrichtigung.
Klicken Sie auf den Button Ablehnen, wenn die Rechnung nicht bezahlt werden darf. Auch hier müssen Sie das Eingabefeld Kommentar ausfüllen.
Ist unklar, ob die Rechnung bezahlt werden soll (beispielsweise, weil die Finanzierung noch nicht geklärt ist), können Sie Blockieren anwählen. So ist für alle beteiligten ersichtlich, dass die Rechnung (noch) nicht freigegeben werden darf.
Zurück in der Übersicht ist die bearbeitete Rechnung nicht mehr ersichtlich. Sie können Sie nochmal ansehen, indem Sie im Filterbereich den Status Freigegeben anwählen.
Die verbuchten sowie abgelehnten Rechnungen stehen nur noch zur Ansicht zur Verfügung. Änderungen können nicht mehr vorgenommen werden.
Hinweis
Haben Sie eine Rechnung selber erfasst mit Status Zur Freigabe, können Sie danach auf der Maske Zahlungen freigeben nicht weiter bearbeiten - aufgrund des Vier-Augen-Prinzip. Die Buttons werden in diesem Fall nicht angezeigt.
Freigegebene Rechnung wieder zurücksetzen
Hinweis
Die Freigabe einer Rechnung kann nur zurückgesetzt werden, sofern diese noch nicht ausgeführt ist.
Navigieren Sie auf die Maske Zahlungen freigeben, wechseln Sie auf das Register Rechnungen und wählen Sie dort im Filterbereich den Stauts Freigeben an. So werden Ihnen alle bereits freigegebenen Rechnungen angezeigt.
Klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf den Button Detailansicht.
Scrollen Sie auf dem Dialog Rechnung freigeben ganz nach unten. Erfassen Sie das Eingabefeld Kommentar und danach können Sie den Button Freigabe zurücksetzen anklicken.
Danach finden Sie die Rechnung wieder unter den freizugebenden Rechnungen.
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