Comment libérer les factures ?
- Franziska Rieder
- Joyce Gubler
- Daniela Reck
- Heidi Hirsiger
Info
Les factures sont préenregistrées dans aventis et peuvent ensuite être libérées ou refusées par l'assistant·e social·e.
Il est également possible de les renvoyer pour correction à l'assistant·e administratif·ve.
Libérer une facture, la refuser ou la renvoyer pour rectification
Pour libérer les factures saisies par dossier, naviguez vers le Menu > Gestion des dossiers > Paiements > Libérer les paiements. La fenêtre Libérer les paiements s'ouvre et vous vous trouvez dans l'onglet Paiements.
Ce masque est également accessible directement via le dossier individuel sous Aide sociale économique > Paiements. Toutefois, ce chemin ne permet d'afficher que les paiements du dossier actuel et non pas tous les dossiers relevant de la responsabilité de l'assistant·e social·e.Passez à l’onglet Factures.
Vous voyez ici toutes les factures préenregistrées. Si nécessaire, vous pouvez définir un filtre.
Cliquez sur le bouton Vue détaillée tout à droite.
La boîte de dialogue Libérer des factures s'ouvre. Sur la gauche, vous pouvez voir la facture scannée et sur la droite, vous trouverez toutes les informations relatives à la facture. Faites défiler vers le bas pour voir le détail des écritures.
Vérifier les écritures détaillées.
Une fois les détails vérifiés, les possibilités suivantes s'offrent à vous :
Si tout est correct et que la facture doit être libérée pour le paiement, cliquez sur le bouton Libérer. Veuillez noter que, selon l'organisation de votre service, une autre personne que celle qui a saisi la facture devra la libérer.
Si un élément doit être corrigé, cliquez sur le bouton Pour rectification. Dans ce cas, le champ de saisie Commentaire doit également être rempli afin que l'assistant·e administratif·ve sache ce qui doit être corrigé (pour plus d'informations, voir l'article connexe). La personne qui a effectué la saisie reçoit une notification.
Cliquez sur le bouton Refuser si la facture ne doit pas être payée. Là encore, vous devez remplir le champ de saisie Commentaire.
Lorsque l'on ne sait pas si la facture doit être payée (par exemple parce que le financement n'a pas encore été clarifié), vous pouvez sélectionner Bloquer. Ainsi, il est clair pour toutes les personnes concernées que la facture ne peut pas (encore) être libérée.
De retour dans l'aperçu, la facture traitée n'est plus visible. Vous pouvez la consulter à nouveau en sélectionnant le statut Libéré dans le détail des filtres.
Les factures imputées ainsi que celles refusées sont uniquement disponibles pour consultation. Il n'est plus possible d'y apporter des modifications.
Remarque
Si vous avez saisi vous-même une facture avec le statut A libérer, vous ne pouvez ensuite plus continuer à la traiter dans le masque Libérer les paiements - ceci en raison du principe du double contrôle. Dans ce cas, les boutons ne sont pas affichés.
Réinitialiser une facture libérée
Remarque
La libération d'une facture ne peut être réinitialisée que si elle n'a pas encore été exécutée.
Naviguez sur le masque Libérer les paiements, passez à l'onglet Factures et sélectionnez le statut Libéré dans le détail des filtres. Ainsi, toutes les factures déjà libérées s'affichent.
Cliquez sur le bouton Vue détaillée pour l'entrée concernée.
Faites défiler la boîte de dialogue Libérer des factures jusqu'en bas. Renseignez le champ de saisie Commentaire et cliquez ensuite sur le bouton Réinitialiser la libération.
Remarque
Il est important de toujours saisir le commentaire en premier, ce n'est que de cette manière que le bouton Réinitialiser la libération sera actif.
Ensuite, vous retrouverez la facture parmi les factures à libérer.
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